KR 3.4.1

รางวัลชมเชย ปีการศึกษา 2566 ยุทธศาสตร์ที่ 3 : KR 3.2.1, KR 3.4.1, KR 3.4.3, KR 3.4.4 การเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานด้านการเงินภายในของศูนย์บริการทางวิชาการ ด้วย Google Sheet ผู้จัดทำโครงการ​ ผศ.ดร.ธรรณพ อารีพรรค, คุณนงเยาว์ พุ่มประเสริฐ, คุณสุภาวิตา ตรุยานนท์ และ ผศ.ดร.วุฒิพงษ์ ชินศรี ศูนย์บริการทางวิชาการ หลักการและเหตุผล/ความสำคัญ/ความรู้ที่เป็นประเด็นสำคัญที่นำมาใช้​             ศูนย์บริการทางวิชาการเป็นหน่วยงานที่มีบทบาทสำคัญในการให้บริการวิชาการแก่ทั้งภายในและภายนอกมหาวิทยาลัย โดยมีการดำเนินงานที่หลากหลาย ซึ่งสามารถแบ่งออกเป็น 4 ส่วนหลักๆ ได้แก่ 1. งานบริการทางวิชาการและหน่วยบริการทางวิชาการ 2. งานประกันคุณภาพด้านการบริการวิชาการ 3. งานอบรมหลักสูตรระยะสั้น และ 4.งานอบรมภายในสำหรับบุคลากร (Cyber U) ทั้งนี้ในการดำเนินงานของแต่ละส่วนงานดังกล่าว จะมีประเด็นด้านการเงินเข้ามาเกี่ยวข้องด้วยเสมอ ไม่ว่าจะเป็นการรับและเบิกจ่ายงบประมาณในโครงการต่างๆ ดังนั้นศูนย์บริการทางวิชาการ จึงมอบหมายให้เจ้าหน้าที่ที่รับหน้าที่ในการดำเนินการด้านการเงินภายในศูนย์ฯ ให้เก็บเอกสารหลักฐานการรับและจ่าย พร้อมทั้งออกเอกสารต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง เพื่อใช้ในการเก็บไว้เป็นหลักฐาน รวมทั้งนำเงินส่งทางมหาวิทยาลัยตามประเภทงานต่างๆ และส่งสรุปข้อมูลให้คณะใช้เป็นข้อมูลประกอบงานประกันคุณภาพและรายงานตามตัวชี้วัดของมหาวิทยาลัยในแต่ละปีการศึกษา โดยการดำเนินนั้นจะจัดเก็บและบันทึกข้อมูลในรูปแบบของกระดาษเป็นส่วนใหญ่ โดยมีแผนภาพการดำเนินการเบื้องต้นดังรูปต่อไปนี้           จากรูปข้างต้นจะพบว่าเจ้าหน้าที่การเงินจะมีการจัดทำเอกสารที่เกี่ยวข้องเป็นจำนวนมาก ซึ่งอยู่ในรูปแบบกระดาษ แล้วจึงส่งต่อข้อมูลในรูปกระดาษเพื่อให้เจ้าที่สรุปข้อมูลบันทึกข้อมูลลงในโปรแกรม excel เพื่อดำเนินการสรุปข้อมูลต่างๆ ซึ่งทำให้เกิดปัญหาในการดำเนินการ โดยสรุปได้ในเบื้องต้นดังนี้1. ตัวเลขจากเจ้าหน้าที่การเงินไม่สอดคล้องกับเจ้าหน้าที่สรุปข้อมูล2. ไม่สามารถติดตามข้อมูลต่างๆของเจ้าหน้าที่การเงินได้แบบออนไลน์และเรียลไทม์3. การดำเนินการต่างๆมีความล่าช้าเนื่องจากเอกสารค่อนข้างเยอะ4. ไม่สามารถสรุปข้อมูลได้แบบออนไลน์และเรียลไทม์ ซึ่งหากสามารถแก้ไขปัญหาดังกล่าวได้ จะทำให้การดำเนินงานด้านการเงินและการติดตามข้อมูลต่างๆ มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ผู้อำนวยการศูนย์บริการทางวิชาการจึงเสนอให้มีการใช้ Google Sheet เข้ามาใช้ในการจัดการงานด้านการเงินในการบันทึกข้อมูลการรับเงิน การเบิกจ่าย พร้อมทั้งใช้ในการออกใบสำคัญรับเงิน ใบเบิกค่าบริการทางวิชาการ ใบสำคัญจ่าย ใบอนุมัติเช็ค และใบอนุมัติถอนเงิน อีกทั้งสามารถใช้ในการสรุปข้อมูลต่างๆ โดยสามารถเรียกดูข้อมูลทั้งหมดได้พร้อมๆกันหลายๆในรูปแบบออนไลน์แบบเรียลไทม์อีกด้วย ความรู้ที่เป็นประเด็นสำคัญที่นำมาใช้                               จากการวิเคราะห์รูปแบบของงานด้านการเงินที่มีอยู่ในศูนย์บริการวิชาการนั้น ผู้อำนวยการศูนย์บริการทางวิชาการได้มีการใช้ Google Sheet เข้ามาใช้ในการจัดการงานด้านการเงิน โดยใช้ความรู้และประสบการณ์ที่สำคัญดังต่อไปนี้ ความรู้ด้านการบันทึกบัญชีและการเงิน: การนำ Google Sheet มาใช้ในการบันทึกข้อมูลการรับเงิน การเบิกจ่าย และการจัดทำเอกสารทางการเงินต่างๆ เช่น ใบสำคัญรับเงิน ใบเบิกค่าบริการทางวิชาการ ใบสำคัญจ่าย ใบอนุมัติเช็ค และใบอนุมัติถอนเงิน ทำให้การบันทึกและจัดการข้อมูลทางบัญชีและการเงินเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและถูกต้อง ความรู้ด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ: การใช้ Google Sheet ซึ่งเป็นเครื่องมือออนไลน์ที่ทำงานแบบเรียลไทม์ ช่วยให้การเข้าถึงและแชร์ข้อมูลทำได้สะดวกรวดเร็ว ผู้ที่เกี่ยวข้องสามารถเรียกดูและแก้ไขข้อมูลพร้อมกันได้ ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและการติดตามข้อมูล ความรู้ด้านการวิเคราะห์ข้อมูล: Google Sheet มีฟังก์ชันและเครื่องมือที่หลากหลายในการประมวลผลและสรุปข้อมูล ทำให้สามารถนำข้อมูลที่บันทึกไว้มาวิเคราะห์และจัดทำรายงานสรุปในรูปแบบต่างๆได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ ช่วยสนับสนุนการตัดสินใจและวางแผนงานของผู้บริหารได้ดียิ่งขึ้น ความรู้ด้านการทำงานเป็นทีม: การใช้ Google Sheet ยังช่วยส่งเสริมการทำงานร่วมกันเป็นทีม เนื่องจากสมาชิกในทีมสามารถเข้าถึง แก้ไข และปรับปรุงข้อมูลได้พร้อมกันแบบเรียลไทม์ ทำให้เกิดการสื่อสารและประสานงานที่ดี ลดความผิดพลาดและความล่าช้าในการทำงาน           ด้วยความรู้และประสบการณ์เหล่านี้ ผู้อำนวยการศูนย์บริการทางวิชาการจึงเล็งเห็นถึงประโยชน์ของการนำ Google Sheet มาประยุกต์ใช้ในการจัดการงานด้านการเงิน เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ ความถูกต้อง ความโปร่งใส และการทำงานเป็นทีมให้ดียิ่งขึ้น ซึ่งจะช่วยแก้ปัญหาที่เคยเกิดขึ้นในการทำงานแบบเดิมและยกระดับการดำเนินงานของศูนย์บริการทางวิชาการโดยรว ประเภทความรู้และที่มาความรู้ ความรู้แบบชัดแจ้ง (Explicit Knowledge) : Google Sheet ความรู้ที่ฝังลึกอยู่ในตัวคน (Tacit Knowledge) : เจ้าของความรู้/สังกัด  บุคลากรในศูนย์บริการทางวิชาการ วิธีการดำเนินการ 1. วิธีการดำเนินการ   ดำเนินการตามขั้นตอน plan, do, check, act ดังนี้           ผู้อำนวยการศูนย์บริการทางวิชาการจัดประชุมบุคลากรภายในหน่วยงานเพื่อสอบถามถึงการทำงาน ปัญหา อุปสรรค รวมทั้งกำหนดพัฒนางาน และแนวทางในการพัฒนาบุคลากรรายบุคคล โดยมีแผนสำหรับการปรับปรุงการทำงานด้านการเงินของศูนย์บริการทางวิชา ดังนี้ ส่งบุคลากรที่เกี่ยวข้องเข้าอบรมการใช้งานโปรแกรม Excel มอบหมายให้รองผู้อำนวยการศูนย์บริการทางวิชาการวิเคราะห์ ออกแบบ และพัฒนาระบบให้รองรับการทำงานด้านการเงินของศูนย์ทางวิชาการโดยใช้ Google Sheet เนื่องจากมีหลักการทำงานเหมือน Excel แต่ Google Sheet สามารถเข้าใช้งานได้พร้อมกันหลายๆคนในรูปแบบออนไลน์ และสามารถเรียนดูข้อมูลได้แบบเรียลไทม์อีกด้วย ทดลองนำมาใช้ในการปฏิบัติงานจริง 2. Prototype testing in an operational environment – DO ผลการดำเนินการ การนำไปใช้ หรือการลงมือปฏิบัติจริง อุปสรรคหรือปัญหาในการทำงาน                ผลการดำเนินการแผนสำหรับการปรับปรุงการทำงานด้านการเงินของศูนย์บริการทางวิชา ดังนี้ บุคลากรที่เกี่ยวข้องได้เข้าร่วมการอบรมเรื่อง พื้นฐานการจัดการข้อมูลด้วย EXCEL รุ่นที่ 1 จัดโดย สำนักงานพัฒนาบุคคล มหาวิทยาลัยรังสิต บรรยายโดย ผศ.ดร.วุฒิพงษ์ ชินศรี รองผู้อำนวยการศูนย์บริการทางวิชาได้พัฒนาระบบการทำงานด้านการเงินของศูนย์ทางวิชาการบน Google Sheet เพื่อนำมาใช้ในการบันทึกข้อมูลการรับเงิน การเบิกจ่าย และการจัดทำเอกสารทางการเงินต่างๆ เช่น ใบสำคัญรับเงิน ใบเบิกค่าบริการทางวิชาการ ใบสำคัญจ่าย ใบอนุมัติเช็ค และใบอนุมัติถอนเงิน ทำให้การบันทึกและจัดการข้อมูลทางบัญชีและการเงินเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและถูกต้อง โดยมีออกแบบ Sheet ต่างๆ และมีการผูกสูตรคำนวณเพื่อให้ข้อมูลในแต่ล่ะ Sheet เชื่อมโยงกัน เพื่อแสดงผลลัพธ์ตามที่กำหนดไว้ โดยออกแบบไว้ทั้งหมด 10 Sheet โดยมีรายละเอียดดังต่อไปนี้                    2.1)  โครงการ: สำหรับใช้ในการบันทึกข้อมูลโครงการทั้งหมด ตัวอย่างเช่น รหัสโครงการ ชื่อโครงการ หน่วยงานที่ว่าจ้าง มูลค่างาน หัวหน้าโครงการ คณะวิทยาลัย ประเภท เปอร์เซ็นต์ งวดงานทั้งหมด ซึ่งจะเป็นการกำหนดประเภทของโครงการต่างๆไว้อย่างชัดเจน ดังรูปต่อไปนี้                    2.2) รับ: ใช้ในการบันทึกข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการรับเงินเข้าในบัญชี โดยจะมีการเชื่อมโยงรหัสโครงการทำให้สามารถทราบได้ทันทีว่ายอดเงินที่รับเข้ามาจะถูกหักเข้ามหาวิทยาลัยเป็นจำนวนเงินเท่าไ ตัวอย่างดังรูปต่อไปนี้                    2.3) ใบเสร็จรับ: ใช้สำหรับพิมพ์ใบสำคัญรับเงิน โดยผู้ใช้สามารถกรอกเลขรับจากข้อ2 เพื่อดึงข้อมูลมาแสดงในหน้านี้สำหรับพิมพ์ใบสำคัญรับเงิน ดังนี้                    2.4) จ่าย: ใช้สำหรับบันทึกข้อมูลการเบิกจ่ายในโครงการต่างๆ ดังนี้                    2.5) เบิก: ใช้สำหรับพิมพ์ใบเบิกค่าบริการทางวิชาการ โดยผู้ใช้สามารถกรอกรหัสจ่ายจากข้อ4 เพื่อดึงข้อมูลมาแสดงในหน้านี้สำหรับพิมพ์ใบเบิกค่าบริการทางวิชาการ ดังนี้                    2.6) ใบสำคัญจ่าย: ใช้สำหรับพิมพ์ใบสำคัญจ่าย โดยผู้ใช้สามารถกรอกรหัสจ่ายจากข้อ4 เพื่อดึงข้อมูลมาแสดงในหน้านี้สำหรับพิมพ์ใบสำคัญจ่าย ดังนี้                    2.7) อนุมัติจ่ายเช็ค: ใช้สำหรับพิมพ์ใบขออนุมัติโอนเงินสำหรับออกเช็ค โดยผู้ใช้สามารถกรอกรหัสจ่ายจากข้อ4 เพื่อดึงข้อมูลมาแสดงในหน้านี้สำหรับใบขออนุมัติโอนเงินสำหรับออกเช็ค ดังนี้                    2.8) อนุมัติถอนเงิน: ใช้สำหรับพิมพ์ใบขออนุมัติโอนเงิน โดยผู้ใช้สามารถกรอกรหัสจ่ายจากข้อ4 เพื่อดึงข้อมูลมาแสดงในหน้านี้สำหรับใบขออนุมัติโอนเงิน                    2.9) แยกประเภทรายได้: ใช้สำหรับดูสรุปรายได้แยกตามประเภทงานต่างๆ ดังนี้                    2.10) แยกคณะ: ใช้สำหรับดูสรุปรวมรายรับ-รายจ่ายแยกตามคณะ           3. ทดลองนำระบบการดำเนินการด้านการเงินของศูนย์บริการทางวิชาการบน Google Sheet มาใช้ในการปฏิบัติงานจริง 3. Proven through successful mission operation, Objectives and Key Results for Knowledge Management – CHECK การตรวจสอบผลการดำเนินการ การนำเสนอประสบการณ์การนำไปใช้ สรุปและอภิปรายผล บทสรุปความรู้หรือความรู้ที่ค้นพบใหม่                จากการใช้งานระบบการดำเนินการด้านการเงินของศูนย์บริการทางวิชาการบน Google Sheet เป็นระยะเวลาหนึ่ง ทางศูนย์ฯ ได้ทำการตรวจสอบผลการดำเนินการและพบว่า ระบบใหม่สามารถแก้ไขปัญหาที่เคยเกิดขึ้นในระบบเดิมได้เป็นอย่างดี การบันทึกข้อมูลการรับ-จ่ายเงินมีความถูกต้องและเป็นปัจจุบันมากขึ้น การออกเอกสารทางการเงินต่างๆ ทำได้รวดเร็วและมีความผิดพลาดน้อยลง และการสรุปรายงานทางการเงินสามารถทำได้ง่ายและรวดเร็วขึ้นอย่างมาก นอกจากนี้ยังสามารถติดตามผลการดำเนินการในโครงการต่างๆได้แบบเรียลไทม์                บุคลากรที่เกี่ยวข้องกับการใช้งานระบบใหม่ได้ให้ข้อมูลว่า Google Sheet ใช้งานง่าย ทำให้การทำงานด้านการเงินมีประสิทธิภาพมากขึ้น การทำงานร่วมกันผ่านระบบออนไลน์ช่วยให้การสื่อสารและแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกันเป็นไปอย่างสะดวกรวดเร็ว อย่างไรก็ตาม ในช่วงแรกของการเปลี่ยนผ่านไปใช้ระบบใหม่ บุคลากรบางส่วนยังต้องการเวลาในการปรับตัวและเรียนรู้การใช้งาน ซึ่งได้นำความรู้จากการเข้าร่วมกิจกรรมการพัฒนาตนเองด้วยทักษะที่จำเป็นต่อการพัฒนางาน และมีผลเชิงประจักษ์ที่แสดงถึงความสามารถในการทำงานได้ดีขึ้น บรรลุเป้าหมายแผนพัฒนาบุคลากร เป็นรายบุคคล เป็นไปตามยุทธศาสตร์ที่มหาวิทยาลัยกำหนด                บทสรุปความรู้หรือความรู้ที่ค้นพบใหม่ จากการนำ Google Sheet มาใช้ในการจัดการงานด้านการเงิน ทำให้ได้ข้อสรุปความรู้ที่สำคัญ ดังนี้ เทคโนโลยีสารสนเทศสมัยใหม่ เช่น แอปพลิเคชันบนคลาวด์อย่าง Google Sheet สามารถนำมาประยุกต์ใช้เพื่อปรับปรุงกระบวนการทำงานด้านการเงินให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นได้ การวิเคราะห์ปัญหาและความต้องการอย่างรอบด้านเป็นสิ่งสำคัญในการเลือกเทคโนโลยีที่เหมาะสมมาใช้ในการแก้ไขปัญหาและตอบโจทย์การทำงาน การให้ความรู้และทักษะที่จำเป็นแก่บุคลากรเป็นปัจจัยสำคัญในการนำเทคโนโลยีใหม่มาใช้งานได้อย่างมีประสิทธิผล การทำงานแบบออนไลน์และเรียลไทม์ช่วยส่งเสริมการทำงานร่วมกันเป็นทีม การสื่อสาร และการแลกเปลี่ยนข้อมูล ซึ่งเป็นประโยชน์อย่างยิ่งต่อการทำงานยุคใหม่   ข้อเสนอแนะในการดำเนินการในอนาคต หรือการดำเนินการเพื่อสามารถนำไปสู่การเป็น Good Practice            ในส่วนของระบบการดำเนินการด้านการเงินของศูนย์บริการทางวิชาการบน Google Sheet ในอนาคตจะมีการปรับปรุงทั้งส่วนการกรอกข้อมูลให้ง่ายขึ้น และปรับปรุงในส่วนการแสดงผลให้อยู่ในรูปแบบที่เป็นทางการมากยิ่งขึ้น            สุดท้ายนี้ศูนย์บริการทางวิชาการเชื่อในเรื่องของการสร้างวัฒนธรรมการทำงานที่เน้นการใช้ข้อมูลและเทคโนโลยีในการขับเคลื่อนการทำงานและการตัดสินใจ โดยให้ความสำคัญกับการจัดเก็บ วิเคราะห์ และใช้ประโยชน์จากข้อมูลอย่างเป็นระบบ ซึ่งจะช่วยให้การทำงานมีความชัดเจน โปร่งใส และมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยมุ่งเน้นการพัฒนาบุคลากรให้มีทักษะที่สอดคล้องกับการปฏิบัติงาน เพื่อสงเสริมการทำงานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

รางวัลชมเชย ปีการศึกษา 2565 ยุทธศาสตร์ที่ 3 : KR 3.3.2, KR 3.4.1, KR 3.4.3, KR 3.4.4 4D for Smart Organization ผู้จัดทำโครงการ​ ผศ.สมศักดิ์ เอื้ออัชฌาสัย ผู้ช่วยอธิการบดีฝ่ายประกันคุณภาพ คุณพรรนิภา แดงเลิศ คุณธนัญชนก วารินหอมหวล คุณภัสราภรณ์ อริยะเศรณี สำนักงานประกันคุณภาพ หลักการและเหตุผล/ความสำคัญ/ความรู้ที่เป็นประเด็นสำคัญที่นำมาใช้​         สังคมในปัจจุบันอยู่ในกระแสของการเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่อง ทั้งในด้านทรัพยากร ความหลากหลายของบุคลากร ความต้องการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย หรือความก้าวหน้าในยุคดิจิทัล เป็นต้น ทำให้แนวคิดในการมุ่งพัฒนาบุคลากรในระดับปัจเจกบุคคลให้มีความรู้ ความสามารถ ในภาระงานที่ตนเองรับผิดชอบนั้นอาจยังไม่เพียงพอ จำเป็นต้องมีการบริหารหน่วยงานให้เป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ (Learning Organization) ดังนั้นหากหน่วยงานจะพัฒนาให้เป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ จำเป็นต้องมีการบริหารจัดการความรู้ภายในหน่วยงานและการบริหารการเปลี่ยนแปลง เพื่อให้การขับเคลื่อนภารกิจต่างๆ ของหน่วยงานเกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผล และสามารถส่งเสริมให้บุคลากรมีความรู้ ความสามารถ และมีความพร้อมรับการเปลี่ยนแปลงในด้านต่างๆ ที่เกิดขึ้นได้อย่างมีประสิทธิภาพและสามารถปฏิบัติงานภายในองค์กรได้อย่างมีความสุข        สืบเนื่องจากมหาวิทยาลัยรังสิตมีการปรับรูปแบบการศึกษาและการบริหารงานให้ทันต่อการเปลี่ยนแปลงสถานการณ์โลก ภายใต้หลักการบริหารองค์กรที่สำคัญ 4 ข้อ ได้แก่ 1.การสานพลังทุกภาคส่วน (Collaboration) เพื่อเป็นการยกระดับการทำงานไปสู่การร่วมมือกัน โดยจัดระบบให้มีการวางแผนเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ และเป้าหมายที่ต้องการร่วมกัน 2. การสร้างความสำเร็จร่วม (Shared Achievement) การคิดค้นและแสวงหาวิธีการหรือแนวทาง (Solutions) เพื่อปรับปรุงกระบวนการทำงานและการให้บริการ 3. การพัฒนาตนเองขององค์กร (Self-Development Organization) การปรับเข้าสู่การเป็นดิจิทัล (Digitization) และ 4. การปรับเปลี่ยนกระบวนการทางความคิด (Mindset) เพิ่มทักษะให้มีสมรรถนะที่จำเป็นต่อการปฏิบัติงานและเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมของตนเอง เพื่อสร้างคุณค่าหลัก (Core Value) ที่จะเป็นประโยชน์ต่อการทำงานของทุกหน่วยงาน โดยปรับเปลี่ยนจากการทำงานรูปแบบเดิมมาสู่รูปแบบใหม่ เพื่อปรับตัวรองรับการเปลี่ยนแปลงที่กำลังเกิดขึ้น        ตั้งแต่ปีการศึกษา 2563 เป็นต้นมา สำนักงานประกันคุณภาพจึงปรับกระบวนการบริหารงานภายในหน่วยงานให้สอดคล้องกับนโยบายและแผนการบริหารงานของมหาวิทยาลัย โดยมุ่งเน้นการทำงานเชิงรุกตอบสนองทันที (Pro-Active) การใช้ทรัพยากรน้อยแต่ได้ผลลัพธ์ที่มากกว่า (Less resources, but more results) ปรับระบบการทำงานให้เป็นดิจิทัลและเชื่อมต่อในหลายมิติ (Digitalization and Hyperlink) มากขึ้น อันส่งผลต่อคุณภาพการบริหารบุคลากรในหน่วยงาน การกำกับตรวจสอบคุณภาพหลักสูตร คณะวิชา หน่วยงานสนับสนุน และสถาบัน  ในการดำเนินงานเพื่อบรรลุความสำเร็จตามแผนยุทธศาสตร์การพัฒนามหาวิทยาลัยรังสิต พ.ศ. 2565-2569 ที่มีการปรับจากรูปแบบของ KPI ไปสู่รูปแบบ Key Result นอกจากการอาศัยค่านิยมดังกล่าวแล้ว ยังจำเป็นที่จะต้องพัฒนา Mindset จาก Fixed Mindset ไปสู่ Growth Mindset เพื่อรองรับกระบวนการพัฒนาไปสู่การเป็น Smart Organization ในการนี้สำนักงานประกันคุณภาพจึงได้ทดลองดำเนินการกระบวนการดำเนินงานในลักษณะไม่หยุดนิ่ง (Dynamic) หรือติดในกรอบการทำงานเดิมๆ โดยเริ่มตั้งแต่ในส่วนของการมี Dynamic Mission, Dynamic IDP, Dynamic Job description และ Dynamic working result ในการนำไปสู่ผลลัพธ์ความสำเร็จที่วัดผลได้ตาม Key Result ประเภทความรู้และที่มาความรู้ ความรู้แบบชัดแจ้ง (Explicit Knowledge) : โดยนำแผนยุทธศาสตร์การพัฒนามหาวิทยาลัยรังสิต พ.ศ. 2565-2569 มาตีความสู่การดำเนินงานความรู้ที่ฝังลึกอยู่ในตัวคน (Tacit Knowledge) : เจ้าของความรู้ วิธีการดำเนินการ 1. วิธีการดำเนินการ    วิธีดำเนินการจัดการความรู้ในหน่วยงานสำนักงานประกันคุณภาพโดยผู้บริหารหน่วยงานให้ความสำคัญกับการจัดการความรู้ของมหาวิทยาลัย เช่น ร่วมเป็นวิทยากรบรรยายแนวทางการจัดการความรู้ ปีการศึกษา 2565 ในหัวข้อ “การจัดการความรู้กับการประกันคุณภาพ” ให้ความรู้แก่บุคลากรในสำนักงาน, สนับสนุนให้บุคลากรเข้าร่วมอบรมแนวทางการจัดการความรู้ในทุกปีการศึกษา เป็นต้น แล้วนำข้อมูลที่ได้จากการเข้าร่วมอบรมฯ มาประชุมระดมความคิดเห็นเพื่อวิเคราะห์ รวบรวมข้อมูลผลการดำเนินงานของหน่วยงานที่ประสบความสำเร็จและองค์ความรู้ของบุคลากรในหน่วยงานเพื่อนำเสนอตามแบบฟอร์มการจัดการความรู้ โดยมีกระบวนการจัดการความรู้ 6 ขั้นตอน ดังนี้1. การกำหนดความรู้ที่จำเป็น โดยจัดประชุมหน่วยงานเพื่อร่วมกันพิจารณาว่าความรู้ใดที่สำคัญต่อกระบวนการดำเนินงานในช่วงของการเปลี่ยนแผนยุทธศาสตร์2. การเสาะหาความรู้ที่ต้องการ โดยการนำพันธกิจใหม่ (ที่มาของ Dynamic Mission กับ Dynamic Job Description) ที่ได้รับมอบหมายมาสร้างองค์ความรู้ใหม่ ศึกษา แสวงหาความรู้จากภายนอกหน่วยงานแล้วนำความรู้หรือประสบการณ์ของบุคลากรรายบุคคลมาประชุม/ระดมความคิดเห็นร่วมกันเพื่อปรับปรุง Job Description รายบุคคล3. การปรับปรุง/ดัดแปลง/สร้างความรู้บางส่วนให้เหมาะสมต่อการใช้งาน โดยการวิเคราะห์ สังเคราะห์ และจัดทำแผนพัฒนาบุคลากรของสำนักงานประกันคุณภาพที่มีการปรับปรุงให้เป็นไปตามพันธกิจใหม่ (ที่มาของ Dynamic IDP) เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานและเพิ่มประสิทธิผลของผลลัพธ์การดำเนินงาน4. การประยุกต์ใช้ความรู้ในงานของตน โดยการนำความรู้ที่ได้จากการประชุม/ระดมความคิดเห็น และการให้ความรู้แบบ Coaching จากผู้บริหารหน่วยงานสู่การจัดทำเป็นองค์ความรู้ เพื่อนำไปปรับใช้ในการปฏิบัติงาน (ที่มาของ Dynamic working result)5. การนำประสบการณ์จากการทำงาน และการประยุกต์ใช้ความรู้มาแลกเปลี่ยนเรียนรู้ และสกัด “ขุมความรู้” ออกมาบันทึกไว้ สำนักงานประกันคุณภาพดำเนินการตาม 4D เพื่อกำกับติดตามผลการดำเนินงานตาม KR แล้วทำการประเมินความสำเร็จตามเป้าหมายได้ครบถ้วนทุก KR6. การจดบันทึกขุมความรู้และแก่นความรู้สำหรับไว้ใช้งานและปรับปรุงเป็นชุดความรู้ที่ครบถ้วน    6.1 นำผลการสกัดความรู้ตามกระบวนการ 4D มาบันทึกตามแนวทางของ RKMS    6.2 การเผยแพร่ความรู้ 4D ทั้งผ่านระบบ RKMS และผ่านการจัดอบรมสัมมนาหน่วยงานสนับสนุน โดยสำนักงานประกันคุณภาพ เช่น การนำ “ตัวอย่างแผนพัฒนาบุคลากร สำนักงานประกันคุณภาพ (แสดงตัวอย่าง Dynamic IDP ที่เชื่อมโยงกับ Dynamic Mission และ Dynamic Job Description และนำไปสู่ Dynamic working result)” ในการจัดอบรม “แนวทางการเขียนรายงานการประกันคุณภาพการศึกษาภายใน ระดับหน่วยงานสนับสนุน ปีการศึกษา 2565” เพื่อประกอบการรายงานในตัวบ่งชี้ที่ 2 แผนการบริหารและแผนพัฒนาบุคลากรสายสนับสนุน 2. ผลการดำเนินการ การนำไปใช้ หรือการลงมือปฏิบัติจริง อุปสรรคหรือปัญหาในการทำงาน        สำนักงานประกันคุณภาพมีกระบวนการติดตามผลการปฏิบัติงานของบุคลากรรายบุคคลตามพันธกิจใหม่ ที่มีการปรับหน้าที่ ความรับผิดชอบงาน และตัวชี้วัดความสำเร็จของบุคลากรรายบุคคล โดยมีผลลัพธ์การดำเนินงานและผลการพัฒนาบุคลากร ดังนี้     ผลลัพธ์การพัฒนางานในเชิงกระบวนการและเทคโนโลยี (Process and Technology)1. มีการพัฒนาระบบฐานข้อมูลตามพันธกิจใหม่ที่เกี่ยวข้องกับการประกันคุณภาพการศึกษาภายใน (IQA) และการประเมินคุณภาพภายนอก (EQA) ได้แก่ พัฒนาระบบ improvement plan online (เป้าหมาย 100% comfort faculty and curriculum IP on time)เป็นระบบที่สามารถนำเข้ารายงาน มคอ.7, รายงาน SAR และผู้ประเมินสามารถอ่านและกรอกรายงานผลการประเมิน รวมถึงการแก้ไขรายงานการตรวจประเมินเบื้องต้นผ่านระบบฯ ได้ และสามารถรวบรวมรายงานผลการตรวจประเมินเบื้องต้นให้เป็นฉบับสมบูรณ์ โดยระบบจะสามารถประมวลผลในส่วน Comment ของกรรมการประเมินแล้วสร้างเป็น Default Improvement Plan เพื่อให้คณะสามารถ Login เข้าระบบฯ เพื่อกรอกข้อมูล Improvement Plan ให้เป็นฉบับสมบูรณ์ได้ทันที ซึ่งถือว่าเป็นระบบแบบ One Stop Service และสามารถเก็บรวบรวม Improvement Plan ได้ทุกปีการศึกษา พัฒนาระบบ EQA Online เพื่อสนับสนุนและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน IQA และเพื่อรองรับการประเมินคุณภาพภายนอก (เป้าหมาย มีระบบฐานข้อมูลตอบโจทย์การประกันคุณภาพหลักสูตรและคณะพร้อมกัน) โดยมีการกำกับติดตามให้คณะวิชารายงานข้อมูลในระบบฯ ภายในระยะเวลาที่สำนักงานประกันคุณภาพกำหนด 2. พัฒนามาตรฐานคุณภาพการศึกษามหาวิทยาลัยรังสิต โดยการจัดทำคู่มือ RQA63, RQA63+ และ RQA66(เป้าหมาย มีมาตรฐานที่ตอบเกณฑ์มาตรฐานหลักสูตร กรอบมาตรฐานคุณวุฒิการศึกษา และบริบทมหาวิทยาลัยรังสิต)3. พัฒนาสื่อออนไลน์เพื่อใช้ในการประกันคุณภาพการศึกษาภายในสำหรับทุกกลุ่ม (อาจารย์ นักศึกษา และผู้ประเมิน) ผ่านช่อง YouTube สำนักงานประกันคุณภาพ (เป้าหมาย มีสื่อพัฒนาความรู้ QA ออนไลน์ใหม่ๆ จำนวน 10 เรื่องต่อปี ที่ครอบคลุมทุกกลุ่ม)4. การจัดประชุมกลุ่มย่อย (Focus Group) เพื่อให้คำปรึกษาตามประเด็นที่หลักสูตร/ คณะวิชา/ หน่วยงาน มีข้อสงสัยภายหลังการศึกษาแนวทางการรายงานจากสื่อออนไลน์ที่เผยแพร่ในช่อง YouTube สำนักงานประกันคุณภาพ (เป้าหมายคือกลุ่มที่ได้รับการบรรยายผ่าน Focus Group ร้อยละ 100 จะต้องได้รับความรู้ ความเข้าใจในเกณฑ์และแนวทางการรายงานมากขึ้น)5. พัฒนา Website ใหม่ของสำนักงานประกันคุณภาพที่มีความหลากหลายของเมนูการให้บริการที่เกี่ยวข้องกับการประกันคุณภาพในทุกระดับ ให้บริการการดาวน์โหลดคู่มือและแบบฟอร์มต่างๆ เอกสารหลักฐานต่างๆ ข่าวสารด้านการประกันคุณภาพ ตลอดจน Web link ที่เชื่อมโยงกับสถานี YouTube สำนักงานประกันคุณภาพและ Web link ที่เชื่อมโยงกับหน่วยงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง6. พัฒนาผู้ประเมิน IQA หน้าใหม่ร้อยละ 5-10 ของฐานผู้ประเมินทุกปีรองรับอนาคต (เป้าหมาย ผู้ประเมินหน้าใหม่มีศักยภาพเป็นกรรมการประเมินต่อเนื่องได้ 3 ปี ไม่น้อยกว่าร้อยละ 50)7. พัฒนาระบบประเมินการเรียนการสอนของอาจารย์ที่ตอบโจทย์ Active Learning ภายใต้ภาคีความร่วมมือ สำนักงานประกันคุณภาพ สำนักงานมาตรฐานวิชาการ และ ITSC (เป้าหมาย คณาจารย์มากกว่าร้อยละ 60 มีผลประเมินการสอนเฉลี่ย 4.01 ขึ้นไป)8. ภาคีความร่วมมือระหว่างสำนักงานประกันคุณภาพ สำนักงานมาตรฐานวิชาการ และ HRD ในการจัดอบรมสัมมนาเตรียมความพร้อมการเป็น outcome based education และรองรับเกณฑ์มาตรฐานหลักสูตรใหม่ และกรอบมาตรฐานคุณวุฒิใหม่ (เป้าหมาย หลักสูตรสามารถพัฒนา และปรับปรุงหลักสูตรตาม OBE และตามเกณฑ์มาตรฐานหลักสูตร และกรอบมาตรฐานคุณวุฒิใหม่ได้)9.จัดประเมินคุณภาพการศึกษาภายในผ่านระบบออนไลน์ (เป้าหมาย เพื่อลดความเสี่ยง Covid-19, ไม่มีข้อจำกัดจำนวนการเข้าร่วม, สามารถลดต้นทุน 20% และ มี Real time consult ผ่าน Line group ทำให้เกิด common standard10. ความร่วมมือด้านการประกันคุณภาพการศึกษากับเครือข่ายประกันคุณภาพการศึกษาสถาบันนานาชาติ (Institutional Quality Assurance Network: IQAN)11. การจัดทำคู่มือที่เกี่ยวข้องกับการประกันคุณภาพการศึกษาและงานด้านวิชาการ เช่น คู่มือการสืบค้นบทความที่ได้รับการอ้างอิงในฐาน TCI และ Scopus, คู่มือการอ้างอิงสารสนเทศตาม APA 7th Edition, คู่มือประกอบการใช้งานระบบฐานข้อมูลต่างๆ อาทิ คู่มือฯ ระบบ EQA, คู่มือฯ ระบบ CHE QA Online และคู่มือฯ ระบบ DBS เป็นต้น      ผลลัพธ์การพัฒนาบุคลากร1. บุคลากรมีความรู้ความสามารถที่จำเป็นต่อการปฏิบัติงานตาม Dynamic Job Description ได้แก่ มีความรู้ในตัวบ่งชี้และเกณฑ์การประกันคุณภาพการศึกษาภายในตามมาตรฐานคุณภาพการศึกษา มหาวิทยาลัยรังสิต พ.ศ. 2563 โดยทำหน้าที่เป็นคณะกรรมการและเลขานุการประเมินคุณภาพการศึกษาภายใน ไม่น้อยกว่า 30 ครั้งต่อปี และสามารถจัดทำ Template ทั้ง มคอ.7 SAR ระดับคณะ และ SAR ระดับสถาบัน ครอบคลุมมาตรฐานคุณภาพการศึกษามหาวิทยาลัยรังสิต พ.ศ. 2563 และครอบคลุมเกณฑ์การจัดกลุ่มสถาบันอุดมศึกษา มีความรู้ในตัวบ่งชี้และเกณฑ์การประเมินคุณภาพการศึกษาภายนอก รอบสี่ โดยสามารถพัฒนา Template สำหรับการเก็บข้อมูลผลการดำเนินงานฯ, ร่วมพัฒนาระบบ EQA Online และร่วมจัดทำรายงาน PA2-1, PA2-2 เพื่อรองรับการประเมินคุณภาพภายนอกรอบสี่ มีความรู้ในระบบฐานข้อมูลการประกันคุณภาพการศึกษาภายใน ของ สป.อว. (ระบบ CHE QA ONLINE) โดยสามารถวางโครงสร้างคณะและหลักสูตรในระบบ CHE QA ONLINE, สร้าง Username และ Password ทั้งในระดับหลักสูตรและระดับคณะ ครอบคลุมทั้งผู้กรอกรายงานและกรรมการประเมิน และสามารถจัดทำคู่มือประกอบการใช้งานระบบฯ ทั้งในระดับหลักสูตรและคณะวิชา รวมทั้งสามารถเป็นวิทยากรในการอบรมการใช้งานระบบฯ ทั้งระดับหลักสูตรและระดับคณะวิชา มีความรู้ตามเกณฑ์การจัดกลุ่มสถาบันอุดมศึกษา โดยสามารถพัฒนา Template สำหรับการเก็บข้อมูลผลการดำเนินงานตามเกณฑ์การจัดกลุ่มสถาบัน มีความรู้ตามการจัดอันดับมหาวิทยาลัยโลก เช่น Webometrics, QS World University Ranking, THE World University Ranking และ U-Multirank โดยจัดเก็บข้อมูลผลการดำเนินงานตามเกณฑ์การจัดอันดับมหาวิทยาลัยโลกต่างๆ ศึกษาและรวบรวมแนวปฏิบัติที่ดีของมหาวิทยาลัยอื่นๆที่ได้รับการจัดอันดับในด้านต่างๆที่ดีขึ้น เพื่อเป็นแนวทางให้กับหน่วยงานที่เป็น Process Owner 2. บุคลากรมีทักษะที่จำเป็นต่อการปฏิบัติงานตาม Dynamic Job Description ได้แก่ มีทักษะการใช้งานระบบ EQA โดยสามารถทำหน้าที่เป็นผู้ดูแลระบบ (Admin) สามารถใช้งานระบบ EQA ในการกรอกผลการดำเนินงานของคณะ และสามารถเป็นวิทยากรอบรมแนวทางการใช้งานระบบ ให้กับผู้เข้าร่วมอบรมจากคณะต่างๆ ได้ มีทักษะการใช้งานระบบฐานเอกสารกลาง DBS โดยสามารถทำหน้าที่เป็นผู้ดูแลระบบ (Admin) สามารถใช้งานระบบฯ ในการกรอกผลการดำเนินงานของระดับหลักสูตร ระดับคณะ ระดับหน่วยงานสนับสนุน และระดับสถาบัน และสามารถเป็นวิทยากรอบรมแนวทางการใช้งานระบบฐานเอกสารกลาง DBS ให้กับผู้เข้าร่วมอบรมของระดับต่างๆ ได้ มีทักษะการใช้งานระบบ Web Admin โดยสามารถทำหน้าที่เป็นผู้ดูแลระบบ (Admin) Website สำนักงานประกันคุณภาพ และสามารถอัพเดทข้อมูลข่าวสารต่างๆ ที่ทันต่อสถานการณ์ในปัจจุบัน มีทักษะการใช้งาน Microsoft Office/ Google Apps เพื่อลดขั้นตอนในการปฏิบัติงานและสามารถถ่ายทอดการใช้งานให้กับผู้ร่วมงานได้ มีทักษะการใช้งานภาษาอังกฤษ โดยสามารถอ่านและแปลบทความจากภาษาอังกฤษให้เป็นภาษาไทยและสามารถเขียนบันทึกข้อความ คู่มือ แนวปฏิบัติ Template เป็นภาษาอังกฤษได้ มีทักษะในการคิดวิเคราะห์ และออกแบบวิธีแก้ปัญหา โดยสามารถร่วมเสนอแนวทางดำเนินงานในวาระการประชุมกรรมการชุดต่างๆ เป็นผู้นำเสนอแนวทางการดำเนินงานประกันคุณภาพในที่ประชุมคณะกรรมการดำเนินงานประกันคุณภาพ ไม่น้อยกว่า 1 ครั้ง ต่อคนต่อปี และสามารถวิเคราะห์และออกแบบปรับปรุงกระบวนการทำงานตามภาระงานที่ได้รับมอบหมาย 3. บุคลากรมีสมรรถนะที่จำเป็นต่อการปฏิบัติงานตาม Dynamic Job Description ได้แก่ มีสมรรถนะในการนำเสนอและการสื่อสาร โดยสามารถเป็นวิทยากรในการจัดอบรม เป็นผู้นำเสนอวาระการประชุม โดยมีผลการประเมินความพึงพอใจในการทำหน้าที่เป็นวิทยากร/ผู้นำเสนอวาระการประชุมคะแนนประเมิน 3.51 คะแนนขึ้นไป จากคะแนนเต็ม 5 ต่อเนื่องสามปีการศึกษา มีสมรรถนะในการทำงานเป็นทีม โดยสามารถสร้างสรรค์และวางแผนการทำงานเป็นกลุ่มภายใต้ภารกิจต่างๆ ของสำนักงานโดยเจ้าหน้าที่เองหรือร่วมกับผู้บังคับบัญชา ซึ่งมีกระบวนการตรวจสอบและประเมินผลการดำเนินงานเป็นกลุ่มแล้วนำผลจากการตรวจสอบและการประเมินผลการดำเนินงานมาปรับปรุงแนวทางการดำเนินงานเป็นกลุ่มภายใต้ภารกิจต่างๆ ของสำนักงานโดยเจ้าหน้าที่เองหรือร่วมกับผู้บังคับบัญชาให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นต่อไป มีสมรรถนะทางด้าน Digital Literacy ในขั้นเริ่มต้นถึงขั้นกลาง (ใช้นิยาม Digital Literacy ตามแผนยุทธศาสตร์มหาวิทยาลัยรังสิต พ.ศ. 2565-2569) โดยนำผลจากการพัฒนาสมรรถนะทางด้าน Digital ไปใช้ปรับปรุงงาน อย่างน้อย 1 งานต่อคน 3. การตรวจสอบผลการดำเนินการ การนำเสนอประสบการณ์นำไปใช้ สรุปและอภิปรายผล บทสรุปความรู้หรือความรู้ที่ค้นพบใหม่         การตรวจสอบผลการดำเนินการ สำนักงานประกันคุณภาพมีกระบวนการติดตามผลการปฏิบัติงานของบุคลากรรายบุคคลตามพันธกิจใหม่ ที่กำหนดตัวชี้วัดความสำเร็จคือ รายงาน Job Description ประจำปีการศึกษาที่ Mapping กับ Dynamic Mission และรายงานการปฏิบัติงานรายบุคคลประจำเดือน (Monthly Report) เพื่อติดตามการพัฒนาตนเองของบุคลากรว่ามีผลการดำเนินงานอย่างไร มีการนำองค์ความรู้ที่ได้จากการพัฒนาไปประยุกต์ใช้ในการปฏิบัติงานอย่างไร เพื่อให้บรรลุเป้าหมายและตัวชี้วัดความสำเร็จของการพัฒนาบุคลากรอันส่งผลต่อภาพรวมของการพัฒนาหน่วยงานอย่างยั่งยืน     การนำเสนอประสบการณ์การนำไปใช้ ประสบการณ์จากการนำ 4D ไปใช้ พบว่าบุคลากรสำนักงานประกันคุณภาพมีการดำเนินงานภายใต้พันธกิจใหม่ที่ได้รับมอบหมาย ซึ่งกำหนดเป้าหมายและตัวชี้วัดความสำเร็จไว้ในแผนพัฒนาบุคลากร เพื่อเป็นแนวทางในการดำเนินงานด้านการพัฒนาบุคลากรให้มีความรู้ ความสามารถ มีทักษะ และสมรรถนะที่จำเป็นต่อการปฏิบัติงาน ซึ่งผลการดำเนินงานตามแผนพัฒนาบุคลากรพบว่าหน่วยงานสามารถบริหารจัดการภาระงานที่มีจำนวนเพิ่มขึ้นตามพันธกิจใหม่ได้อย่างมีคุณภาพ มีการนำระบบดิจิทัลมาใช้ในการปฏิบัติงานมากขึ้นเพื่อลดขั้นตอนและทรัพยากรแต่ได้ผลลัพธ์ที่มากขึ้น เช่น การจัดประเมินคุณภาพการศึกษาภายในผ่านระบบออนไลน์ ซึ่งไม่จำกัดจำนวนผู้เข้าร่วมรับฟังผลการประเมิน และสามารถลดต้นทุนการใช้งบประมาณและทรัพยากรได้ถึง 20% ต่อปี อีกทั้งสามารถสร้างระบบ Real Time Consult ผ่าน Line Group เพื่อให้คำปรึกษาหรือตอบข้อคำถามระหว่างการตรวจประเมินได้อย่างทันท่วงที อันส่งผลต่อภาพรวมการตรวจสอบและประเมินผลการดำเนินงานในระดับหลักสูตร ระดับคณะ ระดับหน่วยงานสนับสนุน และระดับสถาบันที่ดีขึ้นอย่างต่อเนื่องตลอดสามปีการศึกษา ด้วยผลการประเมินคุณภาพการศึกษาภายในระดับสถาบัน อยู่ในระดับดีมาก (ปีการศึกษา 2562 คะแนนประเมิน 4.51, ปีการศึกษา 2563 คะแนนประเมิน 4.63 และปีการศึกษา 2564 คะแนนประเมิน 4.64)    บทสรุปความรู้หรือความรู้ที่ค้นพบใหม่ เนื่องจากสำนักงานประกันคุณภาพมีกระบวนการดำเนินงานภายใต้พันธกิจใหม่ตามที่ผู้บริหารระดับสูงกำหนดในทุกปี สิ่งสำคัญที่สุดของการพัฒนาหน่วยงานและบุคลากรคือการสร้างองค์ความรู้ที่มีในตัวบุคคลทั้งที่มีอยู่แล้วให้เกิดการพัฒนามากยิ่งขึ้น หรือการเพิ่มพูนองค์ความรู้ใหม่ผ่านกระบวนการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ภายในหน่วยงาน การให้ความรู้แบบ Coaching จากผู้บริหารหน่วยงาน หรือการศึกษาจากผู้บริหาร/ คณาจารย์ ที่มีความรู้ความเชี่ยวชาญผ่านการเข้าร่วมประชุม/อบรม/สัมมนา ตลอดจนการส่งเสริมให้บุคลากรศึกษาค้นคว้าแนวปฏิบัติที่ดีเพื่อนำมาปรับใช้ในการปฏิบัติงานของตนเอง และสามารถนำความรู้ที่ได้ไปกำหนดเป้าหมาย ตัวชี้วัดความสำเร็จ และแผนการดำเนินงานในแผนพัฒนาบุคลากรเพื่อให้สำนักงานประกันคุณภาพสามารถขับเคลื่อนกระบวนการดำเนินงานตามพันธกิจใหม่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ข้อเสนอแนะในการดำเนินการในอนาคต หรือการดำเนินการเพื่อสามารถนำไปสู่การเป็น Good Practice           ข้อเสนอแนะ :  สืบเนื่องจากระบบการศึกษาและการบริหารองค์กรในปัจจุบันมีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา และสำนักงานประกันคุณภาพเป็นหนึ่งในหน่วยงานที่ต้องมีการอัพเดทข้อมูล ข่าวสารที่เกี่ยวข้องกับงานวิชาการและงานประกันคุณภาพ อีกทั้งยังได้รับมอบหมายในการกำกับดูแลพันธกิจใหม่ในทุกปี ดังนั้นสำนักงานประกันคุณภาพจึงมีแนวทางการดำเนินการพัฒนาบุคลากรและหน่วยงานเพื่อเตรียมความพร้อมรับการเปลี่ยนแปลงในด้านต่างๆ และการเป็น Smart Organization โดยยังคงดำเนินการตามกระบวนการ 4D (Dynamic Mission, Dynamic IDP, Dynamic Job description และ Dynamic working result) และมีการประเมินผลลัพธ์การดำเนินงานเพื่อนำจุดอ่อน/ ปัญหา/ อุปสรรค ที่พบ หรือแนวโน้มการเปลี่ยนแปลงพันธกิจที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต เพื่อนำไปปรับปรุง/ พัฒนา/ เพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติงานตามแผนพัฒนาบุคลากรเพื่อนำไปสู่ผลลัพธ์ความสำเร็จที่วัดผลได้ตาม Key Result และเพื่อยืนยันความสำเร็จของกระบวนการดำเนินงานแบบ 4D ของสำนักงานประกันคุณภาพที่แสดงถึงค่าแนวโน้มของ Output Outcome ตาม Key Result ที่ดีตามแผนยุทธศาสตร์การพัฒนามหาวิทยาลัยรังสิต พ.ศ. 2565-2569   ดูรูปภาพ/กิจกรรมเพิ่มเติมที่นี่

รางวัลชมเชย ปีการศึกษา 2565 ยุทธศาสตร์ที่ 3 : KR 1.1.4, KR 3.4.1 การลดระยะเวลาโดยการใช้ Flow Chart ในการยื่นขอตำแหน่งทางวิชาการ ผู้จัดทำโครงการ​ นายกิตติศักดิ์ ไตรพิพัฒพรชัย สำนักงานมาตรฐานวิชาการ หลักการและเหตุผล/ความสำคัญ/ความรู้ที่เป็นประเด็นสำคัญที่นำมาใช้​ 1. หลักการและเหตุผล / ความสำคัญ / ประเด็นปัญหา *          สำนักงานมาตรฐานวิชาการเป็นส่วนหนึ่งในการสนับสนุนการดำเนินงานด้านวิชาการของมหาวิทยาลัยรังสิต ให้มีคุณภาพเป็นไปตามมาตรฐาน และเป็นไปตามหลักเกณฑ์ เนื่องจากสำนักงานมาตรฐานวิชาการมีหน้าที่รับผิดชอบงานตำแหน่งทางวิชาการ ซึ่งเป็นงานที่ส่งเสริมความก้าวหน้าทางวิชาการ เพื่อให้อาจารย์ได้ผลิตผลงานทางวิชาการเพิ่มขึ้น ตลอดจน ให้อาจารย์ได้ตำแหน่งทางวิชาการที่สูงขึ้น มีความรู้ความสามารถที่สอดคล้องกับงานสอน โดยมีการกำหนดหลักเกณฑ์และวิธีการในการขอตำแหน่งทางวิชาการที่มีขั้นตอนที่ชัดเจน โดยเสนอผลงานผ่านคณะกรรมการพิจารณาคุณสมบัติและผลงานทางวิชาการเบื้องต้นฯ คณะกรรมการพิจารณาตำแหน่งทางวิชการ และคณะกรรมการสภามหาวิทยาลัย ตามลำดับ ตลอดจนมีการสนับสนุนให้อาจารย์ผลิต ผลงานเพื่อเข้าสู่ตำแหน่งทางวิชาการอย่างต่อเนื่อง สำนักงานฯ เห็นว่าการขอกำหนดตำแหน่งทางวิชาการมีความสำคัญ และควรมีขั้นตอนในการปฏิบัติในแต่ละช่วงให้ชัดเจน เพื่อลดระยะเวลาในการดำเนินงาน โดยการใช้ Flow Chart ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญของการสนับสนุนการเข้าสู่ตำแหน่งทางวิชาการ จึงได้จัดทำเป็นกรอบในการทำงาน Flow Chart เพื่อเป็นการแสดงให้เห็นถึงขั้นตอน ระยะเวลาในการดำเนินการ และกระบวนการต่างๆ ในการดำเนินการในการยื่นขอกำหนดตำแหน่งทางวิชาการอย่างชัดเจน จึงได้กำหนดระยะเวลาในการการยื่นขอกำหนดตำแหน่งทางวิชาการ 2. ความรู้ที่เป็นประเด็นสำคัญที่นำมาใช้        จากเหตุผลดังกล่าวข้างต้น จึงเกิดแนวคิดเพื่อเป็นการสนับสนุน และส่งเสริมความก้าวหน้าทางวิชาการให้กับอาจารย์มหาวิทยาลัยรังสิต ให้มีคุณภาพ ได้มาตรฐาน สอดคล้องกับระเบียบ คำสั่ง แนวปฏิบัติ ของมหาวิทยาลัย ซึ่งก่อนหน้านี้ขั้นตอนและกระบวนการในการยื่นขอตำแหน่งทางวิชาการอาจใช้ระยะเวลาที่ค่อนข้างล่าช้า ซึ่งปัญหาและอุปสรรคในการในการกำหนดตำแหน่งทางวิชาการ และได้มีการพิจารณาปรับปรุงกระบวนการทำงานจากที่ประชุม Corrective Action Committee เพื่อเป็นการปรับปรุงและพัฒนาการดำเนินงานตำแหน่งทางวิชาการ ให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ได้ โดยการลดระยะเวลาในการดำเนินงานขอตำแหน่งทางวิชาการ ซึ่งผู้ขอกำหนดตำแหน่งทางวิชาการสามารถเห็นขั้นตอน และกระบวนการในการดำเนินการในการยื่นขอกำหนดตำแหน่งทางวิชาการอย่างชัดเจน ซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อผู้ยื่นขอกำหนดตำแหน่งทางวิชาการ ประเภทความรู้และที่มาความรู้ ความรู้แบบชัดแจ้ง (Explicit Knowledge) : สำนักงานมาตรฐานวิชาการ เป็นผู้ดำเนินการเองความรู้ที่ฝังลึกอยู่ในตัวคน (Tacit Knowledge) : เจ้าของความรู้ วิธีการดำเนินการ 1. วิธีการดำเนินการ     1. จัดทำ Flow Chart ในการยื่นขอตำแหน่งทางวิชาการ เพื่อแสดงให้เห็นรายละเอียดและกระบวนการขอตำแหน่งทางวิชาการ    2. ดำเนินการเผยแพร่ Flow Chart ในการยื่นขอตำแหน่งทางวิชาการ ผ่านเว็บไซด์ของสำนักงานมาตรฐานวิชาการ ในงานตำแหน่งทางวิชาการ เพื่อให้ผู้ที่ต้องการยื่นขอตำแหน่งทางวิชาการได้รับทราบรายละเอียดและขั้นตอนในการขอตำแหน่งทางวิชาการ และสามารถนำไปดำเนินการได้อย่างถูกต้อง     3. ดำเนินงานตามกรอบและระยะเวลา 2. ผลการดำเนินการ การนำไปใช้ หรือการลงมือปฏิบัติจริง อุปสรรคหรือปัญหาในการทำงาน     1. ผู้ขอกำหนดตำแหน่งทางวิชาการได้มีความรู้และความเข้าใจเกี่ยวกับระบบ ขั้นตอน และกระบวนการต่างๆ ในการยื่นขอตำแหน่งทางวิชาการ     2. ผู้ขอกำหนดตำแหน่งทางวิชาการเกิดความสะดวก รวดเร็ว และสามารถทราบระยะเวลาในการดำเนินงานแต่ละขั้นตอนในการยื่นขอตำแหน่งทางวิชาการ     3. ผู้ขอกำหนดตำแหน่งทางวิชาการสามารถที่จะวางแผนในการดำเนินการยื่นขอตำแหน่งทางวิชาการได้     4. ผลการดำเนินการตาม Flow Chart ระยะเวลาในการดำเนินงานขอกำหนดตำแหน่งทางวิชาการจะลดลง ในปัจจุบันใช้ระยะเวลาโดยเฉลี่ยประมาณ8-9 เดือน     5. ผู้ทรงคุณวุฒิบางสาขาค่อนข้างหายาก และมีภารกิจค่อนข้างมาก มีผลต้องใช้เวลาเพิ่มขึ้นในการประเมิน 3. การตรวจสอบผลการดำเนินการ การนำเสนอประสบการณ์นำไปใช้ สรุปและอภิปรายผล บทสรุปความรู้หรือความรู้ที่ค้นพบใหม่     จากการดำเนินงาน โดยการกำหนดระยะเวลาตาม Flow Chart ในการยื่นขอกำหนดตำแหน่งทางวิชาการที่ผ่านมานั้น และใช้ระยะเวลาในการดำเนินการในการยื่นขอตำแหน่งทางวิชาการโดยเฉลี่ยไม่เกิน 270 วัน นับจากวันที่ผู้ขอกำหนดตำแหน่งทางวิชาการได้ทำการยื่นเรื่องมาที่สำนักงานมาตรฐานวิชาการ     ดังนั้น หากมีผู้ยื่นขอกำหนดตำแหน่งทางวิชาการเพิ่มมากขึ้น เนื่องจากมีการใช้ระยะเวลาที่น้อยลงตามรายละเอียด จะเป็นสิ่งที่ช่วยสนับสนุนและส่งเสริมให้อาจารย์มีความสนใจในการยื่นขอตำแหน่งทางวิชาการเพิ่มมากขึ้น และได้พัฒนางานวิชาการของมหาวิทยาลัยได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ ทำให้มหาวิทยาลัยมีบุคลากรที่มีความเชี่ยวชาญทางวิชาการ และเป็นการส่งเสริมการผลิตผลงานทางวิชา ของอาจารย์อย่างต่อเนื่อง ซึ่งทำให้อาจารย์ได้รับตำแหน่งทางวิชาการที่สูงขึ้น  ข้อเสนอแนะในการดำเนินการในอนาคต หรือการดำเนินการเพื่อสามารถนำไปสู่การเป็น Good Practice           ควรต้องมีการพิจารณาการดำเนินงานในทุกขั้นตอนของการดำเนินงานขอกำหนดตำแหน่งทางวิชาการว่าจะสามารถลดระยะเวลาในช่วงใดได้อีก เพื่อให้ระยะเวลาในการดำเนินงานเร็วขึ้น