งานบริการวิชาการเป็นหนึ่งในภารกิจหลักของมหาวิทยาลัย โดยมีเป้าหมายเพื่อให้บริการทางวิชาการแก่ชุมชน สังคม และประเทศชาติ ในรูปแบบต่างๆ ตามความเหมาะสมและในด้านที่มหาวิทยาลัยมีความเชี่ยวชาญ โดยให้บริการทั้งหน่วยงานภาครัฐและเอกชน หน่วยงานอิสระ หน่วยงานสาธารณะ ชุมชน และสังคมการให้บริการทางวิชาการอาจมีทั้งแบบที่มีรายได้หรือแบบให้เปล่า ซึ่งการให้บริการทางวิชาการนอกจากเป็นการทำประโยชน์ให้สังคมแล้ว มหาวิทยาลัยเองยังได้รับประโยชน์ในด้านต่างๆ เช่น การเพิ่มพูนความรู้และประสบการณ์ของอาจารย์และนักศึกษา ซึ่งทำให้เกิดการบูรณาการระหว่าง การเรียนการสอน การวิจัย และบริการวิชาการได้ อย่างไรก็ตาม ข้อมูลการบริการวิชาการนั้นมีความสำคัญและจำเป็นต้องใช้ในการรายงานต่าง ๆ ของมหาวิทยาลัย เช่น รายงานด้านประกันคุณภาพ การประเมินประจำปี ซึ่งการรวบรวมข้อมูลดังกล่าวต้องการความถูกต้องรวดเร็ว หากไม่มีระบบฐานข้อมูลกลาง จะทำให้ต่างคนต่างจัดเก็บ ทำให้ประเด็นเรื่องของความถูกต้องจำเป็นต้องตรวจสอบเพิ่มเติม และที่เป็นปัญหาหลักคือการรวบรวมข้อมูลนั้นทำได้ยาก ตลอดจนรูปแบบการจัดเก็บข้อมูลของแต่ละคนก็จะไม่เหมือนกัน เมื่อรวบรวมมาแล้วจึงต้องนำมาจัดรูปแบบใหม่ จึงจะสามารถประมวลผลข้อมูลต่อได้

               ผู้ให้ความรู้เล็งเห็นว่าการพัฒนาระบบบริหารจัดการข้อมูลงานบริการวิชาการของมหาวิทยาลัยรังสิต จะสามารถช่วยแก้ปัญหาดังกล่าวได้ โดยจะพัฒนาในรูปแบบของเว็บแอปพลิเคชัน (Web application) ติดตั้งไว้ที่เครื่องเซิร์ฟเวอร์ (Server) เครื่องของผู้ใช้หรือเครื่องไคลเอนต์ (Client) ที่เชื่อมต่อกับระบบเครือข่ายจะสามารถเรียกใช้งานโปรแกรมผ่านเว็บเบราว์เซอร์ (Web browser) ได้ทันที โดยไม่จำเป็นต้องติดตั้งโปรแกรมเพิ่มเติม ระบบบริหารจัดการข้อมูลงานบริการวิชาการของมหาวิทยาลัยรังสิตที่พัฒนาขึ้นจะเป็นฐานข้อมูลกลาง ที่สามารถเข้าถึงและใช้งานได้ง่าย ซึ่งจะส่งผลให้เกิดการใช้งานระบบในวงกว้าง มีการนำเข้าข้อมูลและนำข้อมูลไปใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทั้งในส่วนของบุคลากรและหน่วยงานกลางของมหาวิทยาลัย โดยระบบดังกล่าวจะช่วยอำนวยความสะดวกให้กับบุคลากรทั้งในส่วนของอาจารย์และเจ้าหน้าที่ในการบันทึกและค้นคืนข้อมูลงานบริการวิชาการได้เป็นอย่างดี                                                             

          ประเด็นข้างต้นเป็นตัวอย่างกรณีศึกษาที่จะนำไปสู่แนวทางในการจัดทำระบบฐานข้อมูลระดับมหาวิทยาลัย  ซึ่งควรเป็นประเด็นที่มีความเกี่ยวข้องกับบุคลากรส่วนใหญ่ของมหาวิทยาลัย

ความรู้ที่เป็นประเด็นสำคัญที่นำมาใช้

•  การพัฒนาระบบฐานข้อมูล     
•  วชี้วัดด้านประกันคุณภาพที่เกี่ยวข้องกับงานบริการวิชาการ         
• การพัฒนาเว็บแอปพลิเคชั่น