รางวัลชมเชย ปีการศึกษา 2566
ยุทธศาสตร์ที่ 3 : KR 3.2.1
การพัฒนาระบบสวัสดิการบุคลากร
(RSU Welfare Online)
ผู้จัดทำโครงการ
คุณเพ็ญนภา กุลกานต์สวัสดิ์
สำนักงานบุคคล
หลักการและเหตุผล/ความสำคัญ/ความรู้ที่เป็นประเด็นสำคัญที่นำมาใช้
สวัสดิการ เป็นส่วนสำคัญในการบริหารจัดการของสำนักงานบุคคล และเป็นสิ่งที่เอื้อประโยชน์ให้กับบุคลากร ดังที่สำนักงานบุคคลได้เสนอแผนยุทธศาสตร์ของการเป็น Smart Organization โดยมี Key Point คือ การทำให้บุคลากรอยู่ในองค์กรอย่างมีความสุขนั้น ซึ่งประเด็นแรกที่สำนักงานบุคคลได้ดำเนินงานคือการพัฒนาระบบสวัสดิการเข้าสู่ระบบออนไลน์
การใช้สวัสดิการการรักษาพยาบาลนั้นจะมีอยู่ 2 แบบคือ
1.การใช้ใบส่งตัว (ใช้กับสถานพยาบาลในเครือและโรงพยาบาลคู่สัญญา โดยไม่ต้องชำระค่ารักษาพยาบาล)
2.การสำรองจ่ายค่ารักษาพยาบาล
สำนักงานบุคคลได้เล็งเห็นว่าการใช้ใบส่งตัวในรูปแบบที่ 1 สามารถนำขั้นตอนการดำเนินการแบบที่เป็นอยู่พัฒนาเข้าสู่ระบบออนไลน์ได้ ซึ่งการนำขั้นตอนการดำเนินงานจากระบบกระดาษเข้าสู่ระบบออนไลน์นั้น จะช่วยแก้ปัญหาสะสมที่เกิดขึ้นมาตลอดคือ การเสียเวลาของบุคลากรในการมาติดต่อขอรับใบส่งตัวที่สำนักงานบุคคล วันหยุดยาวที่ไม่สามารถมารับใบส่งตัวได้ ยอดค่ารักษาพยาบาลคงเหลือที่ไม่อัพเดท ความล่าช้าของข้อมูล ความไม่สะดวกในการติดต่อสอบถามยอดค่ารักษาต่างๆ อีกทั้งยังสามารถช่วยลดขั้นตอนการดำเนินงานของสำนักงานบุคคล เพื่อให้สามารถนำเวลามาพัฒนาต่อยอดงานอื่นๆ
ความรู้ที่เป็นประเด็นสำคัญที่นำมาใช้
- ความเข้าใจในระบบภาพรวมของการใช้สวัสดิการการรักษาพยาบาลของบุคลากร
- ความรู้ด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ
- ทักษะในการทำงานเป็นทีม/การทำงานข้ามหน่วยงาน/ทักษะในการติดต่อประสานงาน
- การลดขั้นตอนการปฏิบัติงาน
ประเภทความรู้และที่มาความรู้
ความรู้แบบชัดแจ้ง (Explicit Knowledge) : อื่น ๆ แผนยุทธศาสตร์มหาวิทยาลัยรังสิต (ยุทธศาสตร์ที่ 3 – Smart Organization)
ความรู้ที่ฝังลึกอยู่ในตัวคน (Tacit Knowledge) : เจ้าของความรู้/สังกัด
- สำนักงานบุคคล
- เจ้าหน้าที่/ผู้ใช้ระบบจากสถานพยาบาลต่างๆ
- ผศ.ดร.วุฒิพงษ์ ชินศรี
- นายขุนคำ ปองรักษา
วิธีการดำเนินการ
1. วิธีการดำเนินการ
ดำเนินการตามขั้นตอน plan, do, check, act ดังนี้
Knowledge Vision –KV
“การพัฒนาระบบสวัสดิการออนไลน์เพื่องดใช้ใบส่งตัว”
Knowledge Sharing -KS
แผนการดำเนินงาน
ม.ค.2565 – พ.ค.2565
– ประชุมหารือการออกแบบระบบร่วมกันกับผู้เขียนระบบและสถานพยาบาลภายในมหาวิทยาลัยรังสิต ระบบจะถูกออกแบบเป็น 3 ส่วนของผู้ใช้งานได้แก่
– ระบบส่วนของสำนักงานบุคคล
– ระบบส่วนของสถานพยาบาล
– ระบบส่วนของบุคลากร
มิ.ย. 2565
– เริ่มให้สถานพยาบาลภายในทดลองใช้ระบบ โดยมีการจัดอบรมเพื่ออธิบายการใช้ระบบให้ผู้ใช้งานของสถานพยาบาล พร้อมทั้งมีคู่มือการใช้งานให้กับสถานพยาบาล ทั้งนี้มีการสร้างกลุ่ม Line สถานพยาบาลเพื่อแจ้งปัญหาในการใช้ระบบ โดยมีการตรวจสอบและแก้ไขปัญหาอย่างสม่ำเสมอ
ส.ค.2566
– เริ่มให้โรงพยาบาลคู่สัญญา (โรงพยาบาลภายนอก) ทดลองใช้ระบบ โดยยังเป็นการทดลองใช้ระบบแบบคู่ขนานกับการใช้ใบส่งตัว ซึ่งหากโรงพยาบาลพบปัญหาสามารถแจ้งผ่านตัวแทนที่ดูแลระบบได้โดยตรง เพื่อสามารถแก้ไขปัญหาได้ทันท่วงทีและไม่เกิดความสับสนและล่าช้าในการติดต่อ
พ.ย.2566
– จากการพัฒนาระบบมาอย่างต่อเนื่อง โรงพยาบาลเปาโล รังสิต เป็นโรงพยาบาลภายนอกแรกที่ไม่ต้องใช้ใบส่งตัวในการเข้ารับการรักษา
ปัจจุบัน
– บุคลากรสามารถเข้ารับการรักษาทั้งจากสถานพยาบาลภายในเครือมหาวิทยาลัยรังสิตได้โดยไม่ต้องใบส่งตัว รวมถึงโรงพยาบาลเปาโลสามารถเข้ารับการรักษาโดยไม่ต้องใช้ใบส่งตัว สำหรับโรงพยาบาลปทุมเวช โรงพยาบาลแพทย์รังสิต โรงพยาบาลวิภาวดี ยังเป็นระบบคู่ขนาน แต่หากบุคลากรไม่ได้นำใบส่งตัวไป ทางโรงพยาบาลสามารถตรวจสอบข้อมูลได้จากระบบ ซึ่งสำนักงานบุคคลจะประกาศแจ้งให้บุคลากรทราบอย่างเป็นทางการอีกครั้ง
Knowledge Assets –KA
จากการพัฒนาระบบเรื่อยมาเป็นระยะเวลาเกือบ 2 ปีมานั้น ระบบได้ถูกพัฒนาจนสามารถเก็บฐานข้อมูลของบุคลากรได้จำนวนหนึ่ง ซึ่งจะเป็นฐานข้อมูลที่สำคัญในการนำไปใช้และต่อยอดการพัฒนาระบบอื่นๆต่อไปได้
2. Prototype testing in an operational environment – DO ผลการดำเนินการ การนำไปใช้ หรือการลงมือปฏิบัติจริง อุปสรรคหรือปัญหาในการทำงาน
ปัจจุบันสำนักงานบุคคลใช้ระบบสวัสดิการออนไลน์ตั้งแต่ มิถุนายน 2565 โดยเริ่มจากทดลองให้สถานพยาบาลภายในเครือมหาวิทยาลัยเป็นกลุ่มแรกที่ใช้ระบบ และเริ่มทดลองให้โรงพยาบาลคู่สัญญา (โรงพยาบาลภายนอก) ใช้ระบบเมื่อ พฤศจิกายน 2566
อุปสรรคหรือปัญหา ในช่วงแรกมีค่อนข้างมาก เนื่องจากเป็นระบบที่พัฒนาขึ้นมาใหม่เพื่อให้สอดคล้องกับการทำงานและวัฒนธรรมขององค์กรไม่ใช่ระบบสำเร็จรูป จึงต้องค่อยๆแก้ปัญหาที่พบเพื่อให้ระบบออกมาดีที่สุด โดยเฉพาะการคำนวณยอดรวมของเงินค่ารักษาพยาบาลให้ถูกต้อง อีกสิ่งหนึ่งที่สำคัญคือความง่ายต่อผู้ใช้งานระบบ ระบบต้องใช้งานง่าย ถูกต้องและมีประสิทธิภาพ ดังนั้นจึงเป็นเรื่องที่ต้องหมั่นตรวจสอบ ติดตาม จากทั้งสถานพยาบาลภายในและภายนอก จากเจ้าหน้าที่บุคคลที่ใช้ระบบ ว่าพบเจอปัญหาหรือต้องการปรับปรุงแก้ไขตรงส่วนใดหรือไม่ พร้อมกับแก้ไขปัญหาและพัฒนาเรื่อยมาตลอดระยะเวลาเกือบ 2 ปีในการใช้งานระบบ
3. Proven through successful mission operation, Objectives and Key Results for Knowledge Management – CHECK
การตรวจสอบผลการดำเนินการ การนำเสนอประสบการณ์การนำไปใช้ สรุปและอภิปรายผล บทสรุปความรู้หรือความรู้ที่ค้นพบใหม่
การตรวจสอบผลการดำเนินการพบว่า หลังจากนำระบบสวัสดิการออนไลน์มาใช้ มีดังนี้
ประการแรก ข้อมูลที่สำนักงานบุคคลบันทึกไว้ มีความถูกต้อง สอดคล้องกับการทำงานได้มากกว่าและตรวจสอบได้มากกว่าระบบเก่าซึ่งเป็นระบบสำเร็จรูป
ประการที่สอง สถานพยาบาลสามารถตรวจสอบข้อมูลได้ผ่านระบบ ทั้งข้อมูลชื่อ-สกุลของผู้เข้ารับการรักษา ข้อมูลของผู้ที่มีสิทธิใช้สวัสดิการ ข้อมูลงบสวัสดิการที่ใช้ได้ สามารถเรียกดูรายงานเพื่อสรุปยอดในแต่ละเดือน หรือดูบันทึกการเข้ารับการรักษาได้ นอกจากนี้งบสวัสดิการคงเหลือยังเรียลไทม์เพื่อที่จะแก้ปัญหาการใช้สวัสดิการเกินตามสิทธิ์ได้
ประการที่สาม ลดขั้นตอนการปฏิบัติตนและปฏิบัติงานของบุคลากรทั้งผู้ใช้บริการและผู้ให้บริการ คือการงดใช้ใบส่งตัว ทำให้บุคลากรเข้ารับการรักษาพยาบาลได้สะดวกและรวดเร็ว ลดขั้นตอนที่ไม่จำเป็นในการในการขอใบส่งตัวและการออกรายงานของสถานพยาบาล
ประการที่สี่ บุคลากรสามารถตรวจสอบข้อมูลสวัสดิการของตนเอง ข้อมูลผู้ใช้สิทธิ์ร่วม รายการรับการรักษาทั้งผ่านระบบสวัสดิการและผ่านทาง Line Official Account ซึ่งช่องทางนี้จะประกาศให้บุคลากรในเดือนเมษายน 2567 นี้
การพัฒนาระบบสวัสดิการนี้เป็นการทำงานร่วมกันระหว่างสำนักงานบุคคลที่ดูแลระบบเรื่องการใช้สวัสดิการบุคลากร ซึ่งจะทราบขั้นตอนการดำเนินงานเป็นอย่างดี สถานพยาบาลที่ได้แบ่งปันข้อมูลในการดำเนินงานของตนเอง และผู้เขียนระบบ การทำงานร่วมกันทั้ง 3 ฝ่าย จึงมีการแลกเปลี่ยนความรู้ความเข้าใจ รวมถึงข้อเสนอแนะต่างๆ เพื่อให้ระบบได้รับการพัฒนาออกมาอย่างมีประสิทธิภาพและสอดคล้องกับการทำงานให้มากที่สุด
บทสรุปของการพัฒนาระบบสวัสดิการออนไลน์นั้น
– มีฐานข้อมูลตั้งต้นสำหรับนำไปพัฒนาต่อ
– ลดขั้นตอนที่ไม่มีความจำเป็น ลดการใช้ทรัพยากรที่ฟุ่มเฟือย
– สร้างความร่วมมือข้ามหน่วยงาน การทำงานข้ามหน่วยงานเป็นการแลกเปลี่ยนความรู้การทำงานที่เป็นประโยชน์ต่อกัน
บทสรุปสุดท้ายของการพัฒนาระบบสวัสดิการออนไลน์ ระบบนี้จะเป็นการพัฒนาอย่างยั่งยืน จะช่วยให้บุคลากรมีความสะดวกและเข้าถึงข้อมูลของตนเองได้ง่ายขึ้น ซึ่งจะส่งเสริมความเป็น Smart Organization ตามยุทธศาสตร์ของมหาวิทยาลัยรังสิต
ข้อเสนอแนะในการดำเนินการในอนาคต หรือการดำเนินการเพื่อสามารถนำไปสู่การเป็น Good Practice
เริ่มต้นของการเสนอแผนยุทธศาสตร์ในเรื่อง Smart Organization ประจำปี 2566-2567 ของสำนักงานบุคคลนั้น ได้เสนอเรื่องการยกระดับการให้บริการ RSU HR Connect แผนแรกคือระบบสวัสดิการออนไลน์ (Welfare) โดยสำนักงานบุคคลได้วางแผนไว้ว่าระบบนี้จะเป็นระบบตั้งต้นเพื่อพัฒนาต่อยอดได้ การที่สำนักงานบุคคลเลือกระบบสวัสดิการเป็นประการแรกเพราะเล็งเห็นว่า เรื่องสวัสดิการมีความสำคัญต่อบุคลากร โดยเฉพาะสวัสดิการค่ารักษาพยาบาลมีความสำคัญกับบุคลากรค่อนข้างมาก ซึ่งที่ผ่านมาการใช้สวัสดิการค่ารักษาพยาบาลมีขั้นตอนที่ยุ่งยากและเสียเวลาเกินความจำเป็น จึงตัดสินใจพัฒนาระบบนี้เป็นระบบตั้งต้น ระบบนี้จะมีข้อมูลของบุคลากรที่จำเป็นอยู่จำนวนหนึ่ง ซึ่งเป็นฐานข้อมูลที่ดีในการที่หน่วยงานอื่นสามารถนำข้อมูลไปใช้ต่อได้ เนื่องจากที่ผ่านมาเมื่อหน่วยงานอื่นต้องใช้ข้อมูลบุคลากร จะต้องขอจากสำนักงานบุคคลเท่านั้น และเป็นที่ทราบกันดีว่าข้อมูลบุคลากรมีการเปลี่ยนแปลงอยู่บ่อยครั้ง ดังนั้น ระบบนี้จึงมีข้อมูลพื้นฐานที่จะเป็นข้อมูลกลางให้หน่วยงานอื่นที่เกี่ยวข้องสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ในอนาคต
