ในปีการศึกษา 2565 คณะกรรมการบริหารงานภายในบัณฑิตวิทยาลัย ได้มีการประชุมร่วมกันในการทบทวนโครงสร้างการบริหารงาน ให้สอดคล้องกับยุทธศาสตร์ของมหาวิทยาลัยรังสิต พ.ศ. 2565-2569 โดยมีผลของการทบทวนคือ การเพิ่มความเป็น Smart Organization ในการเป็นหน่วยงานหลักในการกำกับดูแลการบริหารงานหลักสูตรระดับบัณฑิตศึกษาโดยมีการกระจายการบริหารงาน ภายในบัณฑิตวิทยาลัยเป็น 4 กลุ่มงานที่มีความแตกต่างกันในภาระหน้าที่และความรับผิดชอบ ซึ่งประกอบด้วย กลุ่มงานมาตรฐานวิชาการและเลขานุการ กลุ่มงานบริการการศึกษา กลุ่มงานแนะแนวและบริการวิชาการ และกลุ่มงาน Graduate Information Service System (GISS) วัตถุประสงค์ของการจัดโครงสร้างดังกล่าวข้างต้น 
         เพื่อให้ลักษณะของการทำงานมีความชัดเจนในลักษณะของ 4C ภายในบัณฑิตวิทยาลัยและหน่วยงานภายนอกที่สอดคล้องกับค่านิยมของมหาวิทยาลัยรังสิตในยุทธศาสตร์ของมหาวิทยาลัย นั่นคือ Creativity/ Collaboration/  Connectivity/  Compassion จากที่กล่าวข้างต้น และความสำคัญของข้อมูลซึ่งประกอบด้วยข้อมูลของอาจารย์และนักศึกษา
ที่มีจำนวนมากและเป็นข้อมูลพื้นฐานสำหรับการบริหารหลักสูตรระดับบัณฑิตศึกษาได้อย่างมีประสิทธิภาพ บัณฑิตวิทยาลัยจึงมีแผนงานในการนำระบบสารสนเทศมาใช้เป็นเครื่องมือในการดำเนินงานดังกล่าว โดยมีกลุ่มงาน GISS เป็นหน่วยงานภายในบัณฑิตวิทยาลัยที่มีหน้าที่ในการอำนวยความสะดวกสำหรับการดำเนินงานด้วยระบบสารสนเทศระหว่างหลักสูตรและนักศึกษาระดับบัณฑิตศึกษา หน่วยงานที่เกี่ยวข้องและบัณฑิตวิทยาลัย ระบบสารสนเทศที่ได้รับการพัฒนามาเป็นเครื่องมือมีชื่อเรียกว่า “ระบบ Graduate Information Service System (GISS)” ซึ่งระบบนี้จะเป็นเครื่องมือในการลดกระบวนการทำงานหรือขั้นตอนการดำเนินงานต่าง ๆ เพื่อการบริหารหลักสูตรระดับบัณฑิตศึกษาให้มีความสะดวกและรวดเร็ว
        ในปีการศึกษา 2567 กลุ่มงาน GISS ได้ถูกมอบหมายจากคณบดีบัณฑิตวิทยาลัยให้พัฒนาระบบ GISS ให้เป็นระบบที่สามารถช่วยให้องค์กรสามารถมุ่งไปสู่องค์การที่สามารลดการใช้กระดาษหรือไร้กระดาษ Paper less ในการทำงาน ดังนั้นกลุ่มงาน GISS จึงได้มีการปรับปรุงระบบ GISS เดิม ให้มีระบบการทำงานที่รองรับกับการทำงานของบุคคลากรภายในบัณฑิตวิทยาลัยและหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง เพื่อที่จะสามารถลดการใช้กระดาษให้ได้อย่างน้อย 90%

ระบบ GISS ประกอบด้วย 10 องค์ประกอบย่อย ได้แก่
        1) ส่วนของงานพิจารณาเพื่อการรับเข้าศึกษาในหลักสูตรระดับบัณฑิตศึกษาของผู้สมัครเรียน
        2) ส่วนงานพิจารณาทุนระดับบัณฑิตศึกษา
        3) ส่วนงานตรวจรูปแบบการจัดพิมพ์ดุษฎีนิพนธ์/วิทยานิพนธ์
        4) ส่วนของฐานข้อมูลอาจารย์ทั้งอาจารย์ประจำและผู้ทรงคุณวุฒิภายนอกในหลักสูตรระดับบัณฑิตศึกษา
        5) ส่วนของงานเทียบเกณฑ์ภาษาอังกฤษ
        6) ส่วนงานระบบสารบรรณภายในบัณฑิตวิทยาลัย
        7) ส่วนของกลุ่มงานมาตรฐานวิชาการ
        8) ส่วนงานแบบสอบถามความพึงพอใจของนายจ้าง
        9) ส่วนงานบุคคลภายในบัณฑิตวิทยาลัย และ
        10) ส่วนของฐานข้อมูลของนักศึกษาของหลักสูตรระดับบัณฑิตศึกษา

โดยที่ 10 องค์ประกอบดังกล่าวมีการทำงานที่เชื่อมโยงในระบบที่นำไปสู่ระบบการจัดการความรู้เพื่อการบริหารหลักสูตร
ระดับบัณฑิตศึกษาให้เป็นไปตามเกณฑ์มาตรฐานการศึกษาระดับบัณฑิตศึกษา โดยที่มีการเปิดระบบให้หลักสูตร นักศึกษาระดับบัณฑิตศึกษา หน่วยงานที่เกี่ยวข้องและบัณฑิตวิทยาลัยสามารถเข้าถึงได้ตามขอบเขตของการเข้าถึง ซึ่งจะก่อให้เกิดการทำงานที่ลดการเดินทาง ลดเวลาและลดการใช้กระดาษ เช่น การรับส่งเอกสารและการสรุปความคิดเห็นระหว่างบัณฑิตวิทยาลัยและหลักสูตรระดับบัณฑิตศึกษา เป็นต้น อีกทั้งระบบยังได้รองรับการปรับเปลี่ยนผู้บริหารและบุคคลที่เกี่ยวข้อง
ซึ่งทำให้การดำเนินงานสามารถดำเนินต่อไปได้อย่างต่อเนื่องในเรื่องของการติดตาม การตรวจสอบ การค้นหาข้อมูล
และการกำกับการบริหารหลักสูตร แผนงานที่วางไว้สำหรับการพัฒนาระบบ GISS มีความสอดคล้องกับความต้องการในแต่ละช่วงเวลาของการใช้แต่ละงานในระบบ นั่นคือ

– ส่วนของงานพิจารณาเพื่อการรับเข้าศึกษาในหลักสูตรระดับบัณฑิตศึกษาของผู้สมัครเรียน 
ได้รับการพัฒนาและใช้งานตั้งแต่ปลายปีการศึกษา 2562 เพื่อรองรับการรับสมัครนักศึกษา online ในช่วงเวลาของการระบาดของเชื้อไวรัสโคโรนา 2019 และได้รับการพัฒนาอย่างต่อเนื่องตามกระบวนการของการรับสมัครที่เป็นไปตามบริบทของการดำเนินงานของมหาวิทยาลัย และทำให้เกิดความสะดวก(ลดการเดินทางและลดการใช้กระดาษ) และลดระยะเวลาในการพิจารณาการรับเข้าศึกษา ซึ่งในปีการศึกษา 2567 ได้ปรับปรุงระบบให้สามารถเชื่อมต่อกันระหว่างระบบรับสมัครของมหาวิทยาลัยและระบบ GISS เพื่อความสะดวกและรวดเร็วมากยิ่งขึ้น พัฒนาเพิ่มในส่วนของการแจ้งผลการรับสมัครและการตอบรับเข้าศึกษาต่อทางอีเมลแบบอัตโนมัติให้ผู้สมัครทราบ

– ส่วนงานพิจารณาทุนระดับบัณฑิตศึกษา 
ถูกพัฒนาขึ้นเพื่ออำนวยความสะดวกให้กับผู้ปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้องกับส่วนงานทุนระดับบัณฑิตศึกษา ซึ่งโดยปกติทางหลักสูตรจะต้องแจ้งขอปลดล็อคทุนต่อบัณฑิตฯ ด้วยการยื่นแบบฟอร์มพร้อมเอกสารประกอบที่เกี่ยวข้องกับส่วนลดหรือทุนนนั้น ๆ ซึ่งจะต้องจัดทำเป็น Hardcopy และรอคณบดีบัณฑิตอนุมัติจึงจะปลดล็อคในระบบทุนฯ ของ Softsquare และนักศึกษาจึงจะสามารถไปลงทะเบียนได้ แต่ด้วยระบบพิจารณาทุนฯ ที่พัฒนาขึ้นจะช่วยให้การทำงานง่ายมากขึ้นไม่ต้องจัดเตรียมเอกสารใด ๆ ที่เป็น Hardcopy สามารถดำเนินการขออนุมัติปลดล็อคจากระบบทุนฯ ได้เลย และทางเจ้าหน้าที่ของบัณฑิตฯ จะดำเนินการตรวจสอบเอกสารที่เกี่ยวข้องจากในระบบพิจารณาทุนฯ และดำเนินการปลดล็อคในระบบทุนฯ ของ Softsquare ได้รวดเร็วยิ่งขึ้น ทั้งนี้ได้มีการวางแผนการใช้งานระบบทุนฯ ในเทอม S/2568 เป็นต้นไป

– ส่วนงานตรวจรูปแบบการจัดพิมพ์ดุษฎีนิพนธ์/วิทยานิพนธ์
อยู่ระหว่างพัฒนาระบบตรวจฯ โดยวางแผนพัฒนาระบบ 2 เฟส

เฟสที่ 1 มีเป้าหมายเพื่อช่วยเจ้าหน้าที่บัณฑิตวิทยาลัยที่รับผิดชอบงานส่วนนี้
ให้สามารถปฏิบัติงานได้เร็วขึ้น สาเหตุที่ในเฟสแรกมีเป้าหมายช่วยเจ้าหน้าที่ฯ ก่อนเนื่องจากเจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบงานจะมีเพียง 2 คนทำให้ช่วงเวลาที่มีวิทยานิพนธ์/ดุษฎีนิพนธ์ส่งเข้ามาตรวจสอบพร้อมกันจำนวนมาก จะทำได้ค่อนข้างช้าจึงมีความจำเป็นต้องพัฒนาระบบขึ้นมาเพื่อช่วยให้การปฏิบัติงานเป็นไปอย่างราบรื่นและรวดเร็วมากยิ่งขึ้น จึงเป็นการพัฒนาระบบเพื่อแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าก่อน โดยจะเริ่มใช้งานระบบฯ ภายในเดือนเมษายน 2567

ส่วนเฟสที่ 2 มีเป้าหมายในการพัฒนาระบบตรวจฯ ให้มุ่งเป้าช่วยนักศึกษาเป็นหลัก กล่าวคือจากเป็นระบบที่ช่วยเจ้าหน้าที่ตรวจรูปแบบการจัดพิมพ์ ถูกพัฒนาให้เป็นระบบที่สามารถช่วยจัดรูปแบบการจัดพิมพ์วิทยานิพนธ์/ดุษฎีนิพนธ์ให้นักศึกษาแทน ซึ่งการพัฒนาระบบฯในลักษณะนี้จะทำให้นักศึกษาสะดวกและสามารถทำให้นักศึกษาแจ้งจบได้เร็วขึ้นอีกด้วย

– ส่วนของฐานข้อมูลของอาจารย์ทั้งในส่วนของอาจารย์ประจำและผู้ทรงคุณวุฒิภายนอกของหลักสูตรระดับบัณฑิตศึกษา
ได้รับการพัฒนา ทดสอบการใช้งานและเริ่มใช้งานตั้งแต่ปีการศึกษา 2565 แต่ทั้งนี้ในการทำงานของระบบเดิมได้พบกับปัญหาที่ไม่สามารถเข้าไปใช้งานในระบบเดิมได้ จึงได้มีการพัฒนาระบบขึ้นอีกครั้งและคาดว่าจะใช้งานได้ภายใน S/2568

– ส่วนของงานเทียบเกณฑ์ภาษาอังกฤษ
เป็นการพัฒนาระบบเพื่อใช้สำหรับการเทียบเกณฑ์ภาษาอังกฤษสำหรับนักศึกษาระดับบัณฑิตศึกษา
โดยทางหลักสูตรส่งผลภาษาอังกฤษเข้าในระบบ ซึ่งผลการเทียบเกณฑ์ฯ จะถูกพิจารณาโดย RELI เมื่อ RELI
รับรองผลการเทียบเกณฑ์ฯ เรียบร้อยแล้วระบบฯ จะส่งผลการเทียบเกณฑ์ฯ ไปยังเจ้าหน้าที่หลักสูตรด้วยอีเมล
ซึ่งในการพัฒนาระบบนี้ ทางส่วนกลางของมหาวิทยาลัย สามารถดึงข้อมูลไปใช้งานได้ด้วย
ซึ่งระบบงานส่วนนี้ได้เปิดให้ใช้งานเรียบร้อยแล้ว

– ส่วนงานระบบสารบรรณภายในบัณฑิตวิทยาลัย
ด้วยบัณฑิตวิทยาลัยเป็นหน่วยงานสนับสนุนที่ช่วยหลักสูตรตรวจสอบเอกสารทุกอย่างให้เป็นไปตามเกณฑ์หรือ
ข้อบังคับตามที่กระทรวงการอุดมศึกษา ฯ และ สำนักงานมาตรฐานวิชาการ มหาวิทยาลัยรังสิตกำหนด ทำให้มีเอกสารจำนวนมากที่นำมาใช้งานเพื่อให้เกิดความถูกต้องมากที่สุด ทำให้ระบบที่พัฒนาขึ้นมานั้นมีเป้าหมายในการลดการใช้กระดาษให้ได้มากที่สุด โดยวิธีการปฏิบัติงานทุกอย่างที่สามารถทำได้ให้ปรับเป็นการทำงานในระบบสารบรรณที่พัฒนาขึ้น
ระบบงานส่วนนี้วางแผนเริ่มใช้งานใน S/2568

– ส่วนของกลุ่มงานมาตรฐานวิชาการ ด้วยกลุ่มงานนี้มีหลายส่วนงานที่เป็นแกนหลักของข้อมูลต่าง ๆ
ทั้งของอาจารย์และนักศึกษา จึงเป็นส่วนงานที่มีการใช้กระดาษเยอะมากที่สุด ระบบงานของกลุ่มงานส่วนนี้จึงพัฒนาขึ้นเพื่อให้เป็นแกนหลักสำหรับข้อมูลต่าง ๆ ที่ส่วนงานอื่นสามารถดึงข้อมูลไปใช้งานได้ และเป็นการปรับการปฏิบัติงานให้อยู่ในระบบออไลน์มากขึ้น  สามารถปฏิบัติงานที่ไหนก็ได้ และสามารถปฏิบัติงานได้รวดเร็วมากยิ่งขึ้น โดยวางแผนให้พัฒนาระบบงานแล้วเสร็จภายในเดือนมีนาคม 2567 และจะเริ่มใช้งานใน S/2568

– ส่วนงานแบบสอบถามความพึงพอใจของนายจ้าง
เดิมบัณฑิตวิทยาลัยเป็นผู้จัดทำแบบสอบถามและส่งให้หลักสูตรประสานกับต้นสังกัดของนักศึกษา และรวบรวมข้อมูลส่งกลับบัณฑิตวิทยาลัยเพื่อประมวลผลและใช้สำหรับ QA ของแต่ละหลักสูตร แต่สำหรับปีการศึกษา 2567 ได้มีการพัฒนาระบบให้ง่ายต่อการส่งแบบสอบถามและประมวลผลมากขึ้น ซึ่งจะอำนวยความสะดวกให้กับทางหลักสูตรยิ่งขึ้น

– ส่วนงานบุคคลภายในบัณฑิตวิทยาลัย
สำหรับงานส่วนนี้เป็นการบริหารจัดการภายในบัณฑิตวิทยาลัยสำหรับการขอนุมัติลาหยุดชดเชยกรณีที่มีการเข้
ามาปฏิบัติงานส่วนรวมของหน่วยงานและการขอออกก่อนเวลา เพื่อช่วยลดปัญหาการติดตามแบบฟอร์มขอลาหยุดชดเชยหรือบันทึกข้อความเพื่อขออนุมัติออกก่อนเวลา ซึ่งระบบงานส่วนนี้จะช่วยให้สามารถขออนุมัติได้เร็วขึ้นและเก็บรวบรวมข้อมูลเพื่อสรุปส่งหัวหน้างานและสำนักบุคคลได้สะดวกยิ่งขึ้น โดยระบบงานส่วนนี้ได้เปิดการใช้ในเรียบร้อยแล้วเมื่อเดือนกุมภาพันธ์ 2567 และจะใช้อย่างเป็นทางการในเทอม S/2568

– ส่วนของฐานข้อมูลของนักศึกษาของหลักสูตรระดับบัณฑิตศึกษา
มีเป้าหมายเพื่อแสดงความก้าวหน้าของนักศึกษา ซึ่งจะช่วยให้นักศึกษาทราบ timeline ของตนเองว่าอยู่ตรงกระบวนการจุดไหน ยังมีกระบวนการไหนที่ยังตกหล่น ทำให้ทราบว่าขั้นต่อไปตนเองจะต้องทำอะไร ทำให้นักศึกษาสามารถวางแผนในการศึกษาได้ดียิ่งขึ้น อีกทั้งยังช่วยกระตุ้นให้นักศึกษาไปถึงเป้าหมายที่ตนเองวางไว้ได้ดีมากขึ้น คาดว่าจะสามารถใช้งานได้ใน S/2568 ด้วยความที่การพัฒนาระบบ GISS ยังไม่ครบถ้วนสมบูรณ์ในปีการศึกษา 2567 นี้ จึงมีการใช้ระบบ GISS ในการบริหารหลักสูตรระดับบัณฑิตศึกษาในส่วนของงานการพิจารณาการรับเข้าศึกษาในหลักสูตรระดับบัณฑิตศึกษาก่อนเป็นอันดับแรก