จากรูปข้างต้นจะพบว่าเจ้าหน้าที่การเงินจะมีการจัดทำเอกสารที่เกี่ยวข้องเป็นจำนวนมาก ซึ่งอยู่ในรูปแบบกระดาษ แล้วจึงส่งต่อข้อมูลในรูปกระดาษเพื่อให้เจ้าที่สรุปข้อมูลบันทึกข้อมูลลงในโปรแกรม excel เพื่อดำเนินการสรุปข้อมูลต่างๆ ซึ่งทำให้เกิดปัญหาในการดำเนินการ โดยสรุปได้ในเบื้องต้นดังนี้
1. ตัวเลขจากเจ้าหน้าที่การเงินไม่สอดคล้องกับเจ้าหน้าที่สรุปข้อมูล
2. ไม่สามารถติดตามข้อมูลต่างๆของเจ้าหน้าที่การเงินได้แบบออนไลน์และเรียลไทม์
3. การดำเนินการต่างๆมีความล่าช้าเนื่องจากเอกสารค่อนข้างเยอะ
4. ไม่สามารถสรุปข้อมูลได้แบบออนไลน์และเรียลไทม์

ซึ่งหากสามารถแก้ไขปัญหาดังกล่าวได้ จะทำให้การดำเนินงานด้านการเงินและการติดตามข้อมูลต่างๆ มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ผู้อำนวยการศูนย์บริการทางวิชาการจึงเสนอให้มีการใช้ Google Sheet เข้ามาใช้ในการจัดการงานด้านการเงินในการบันทึกข้อมูลการรับเงิน การเบิกจ่าย พร้อมทั้งใช้ในการออกใบสำคัญรับเงิน ใบเบิกค่าบริการทางวิชาการ ใบสำคัญจ่าย ใบอนุมัติเช็ค และใบอนุมัติถอนเงิน อีกทั้งสามารถใช้ในการสรุปข้อมูลต่างๆ โดยสามารถเรียกดูข้อมูลทั้งหมดได้พร้อมๆกันหลายๆในรูปแบบออนไลน์แบบเรียลไทม์อีกด้วย

ความรู้ที่เป็นประเด็นสำคัญที่นำมาใช้                  
            จากการวิเคราะห์รูปแบบของงานด้านการเงินที่มีอยู่ในศูนย์บริการวิชาการนั้น ผู้อำนวยการศูนย์บริการทางวิชาการได้มีการใช้ Google Sheet เข้ามาใช้ในการจัดการงานด้านการเงิน โดยใช้ความรู้และประสบการณ์ที่สำคัญดังต่อไปนี้

1. ความรู้ด้านการบันทึกบัญชีและการเงิน: การนำ Google Sheet มาใช้ในการบันทึกข้อมูลการรับเงิน การเบิกจ่าย และการจัดทำเอกสารทางการเงินต่างๆ เช่น ใบสำคัญรับเงิน ใบเบิกค่าบริการทางวิชาการ ใบสำคัญจ่าย ใบอนุมัติเช็ค และใบอนุมัติถอนเงิน ทำให้การบันทึกและจัดการข้อมูลทางบัญชีและการเงินเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและถูกต้อง
2. ความรู้ด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ: การใช้ Google Sheet ซึ่งเป็นเครื่องมือออนไลน์ที่ทำงานแบบเรียลไทม์ ช่วยให้การเข้าถึงและแชร์ข้อมูลทำได้สะดวกรวดเร็ว ผู้ที่เกี่ยวข้องสามารถเรียกดูและแก้ไขข้อมูลพร้อมกันได้ ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและการติดตามข้อมูล
3. ความรู้ด้านการวิเคราะห์ข้อมูล: Google Sheet มีฟังก์ชันและเครื่องมือที่หลากหลายในการประมวลผลและสรุปข้อมูล ทำให้สามารถนำข้อมูลที่บันทึกไว้มาวิเคราะห์และจัดทำรายงานสรุปในรูปแบบต่างๆได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ ช่วยสนับสนุนการตัดสินใจและวางแผนงานของผู้บริหารได้ดียิ่งขึ้น
4. ความรู้ด้านการทำงานเป็นทีม: การใช้ Google Sheet ยังช่วยส่งเสริมการทำงานร่วมกันเป็นทีม เนื่องจากสมาชิกในทีมสามารถเข้าถึง แก้ไข และปรับปรุงข้อมูลได้พร้อมกันแบบเรียลไทม์ ทำให้เกิดการสื่อสารและประสานงานที่ดี ลดความผิดพลาดและความล่าช้าในการทำงาน

          ด้วยความรู้และประสบการณ์เหล่านี้ ผู้อำนวยการศูนย์บริการทางวิชาการจึงเล็งเห็นถึงประโยชน์ของการนำ Google Sheet มาประยุกต์ใช้ในการจัดการงานด้านการเงิน เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ ความถูกต้อง ความโปร่งใส และการทำงานเป็นทีมให้ดียิ่งขึ้น ซึ่งจะช่วยแก้ปัญหาที่เคยเกิดขึ้นในการทำงานแบบเดิมและยกระดับการดำเนินงานของศูนย์บริการทางวิชาการโดยรว