จากการเปลี่ยนแปลงทั้งภายในและภายนอกมหาวิทยาลัยเพื่อเข้าสู่ยุคดิจิทัล จึงทำให้เทคโนโลยีดิจิทัลมีบทบาทต่อการดำรงชีวิตและการทำงานในปัจจุบัน ผู้คนในยุคดิจิทัลต้องการการตอบสนองที่รวดเร็ว ทันใจ การบริหารองค์กรทางการศึกษาในยุคดิจิทัลจึงต้องมีการวางแผนการบริหารงาน ไม่ว่าจะเป็นการบริหารงานวิชาการ การบริหารงานงบประมาณ การบริหารงานบุคคล หรือการบริหารงานทั่วไป จำเป็นต้องมีความถูกต้อง ชัดเจน รวดเร็วและเป็นแบบเรียลไทม์ (ปุณณิฐฐา มาเชค, 2565) อีกทั้งแผนการศึกษาแห่งชาติ พ.ศ. 2560-2579 ที่มุ่งเน้นทักษะที่สำคัญของประชากรในศตวรรษที่ 21 ในแปดด้าน โดยหนึ่งในด้านที่สำคัญ คือ ทักษะการใช้คอมพิวเตอร์และการรู้เท่าทันเทคโนโลยี (Computing and ICT Literacy) รวมถึงแผนยุทธศาสตร์การอุดมศึกษา วิทยาศาสตร์ วิจัยและนวัตกรรม พ.ศ. 2566-2570 ที่ให้ความสำคัญกับการพัฒนาระบบข้อมูล โดยปัจจุบันฐานข้อมูลด้านการอุดมศึกษา วิทยาศาสตร์ วิจัย และนวัตกรรม (อววน.) ประกอบด้วย 3 ฐานข้อมูลหลัก ได้แก่ ฐานข้อมูลด้านการอุดมศึกษาฯ และมาตรฐานการอุดมศึกษา, ฐานข้อมูลด้านวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี และฐานข้อมูลด้านวิจัยและนวัตกรรมของประเทศ

    จากข้อมูลดังกล่าวข้างต้น แสดงให้เห็นถึงความสำคัญของเทคโนโลยีดิจิทัล ที่มีบทบาทสำคัญมากขึ้นต่อการทำงานในปัจจุบัน ซึ่งสอดคล้องกับแผนยุทธศาสตร์การพัฒนา มหาวิทยาลัยรังสิต พ.ศ. 2565-2569 ประเด็นยุทธศาสตร์ที่ 3 การบริหารจัดการสู่องค์กรอัจฉริยะ (Smart Organization) ที่เน้น กระบวนการทำงานแบบ Smart Work และ Work Smart เพิ่มศักยภาพในการใช้ทรัพยากรที่มีอยู่อย่างจำกัดให้เกิดประโยชน์สูงสุด ซึ่งตั้งแต่ปีการศึกษา 2563 เป็นต้นมา สำนักงานประกันคุณภาพได้ปรับกระบวนการบริหารงานที่เน้นการทำงาน
เชิงรุก ตอบสนองทันที (Pro-Active) การใช้ทรัพยากรน้อยแต่ได้ผลลัพธ์ที่มากกว่า (Less resources, but more results) และปรับระบบการทำงานให้เป็นระบบดิจิทัลมากขึ้นเพื่อเชื่อมโยงในหลายมิติ (Digitalization and hyperlink) ซึ่งส่งผลต่อคุณภาพการบริหารงานบุคลากรในหน่วยงานด้วยหลัก 4D for Smart Organization และนำไปสู่ผลลัพธ์ความสำเร็จที่วัดผลได้ตาม Key Result ของแผนพัฒนาบุคลากร สำนักงานประกันคุณภาพ โดยสามารถยืนยันความสำเร็จของผลการดำเนินงานด้วยรางวัลชมเชยจากการนำเสนอแนวปฏิบัติที่ดี เรื่อง 4D for Smart Organization ในโครงการแนวปฏิบัติที่ดี มหาวิทยาลัยรังสิต เมื่อปีการศึกษา 2565 (RSU Good Practice Awards 2023)

    เพื่อเป็นการพัฒนาความเป็น 4D for Smart Organization สำนักงานประกันคุณภาพจึงมุ่งเน้นความสำคัญในการเพิ่มสมรรถนะการปฏิบัติงานด้าน Smart Technology ไปพร้อมกับการพัฒนาบุคลากรให้เป็น Smart People และพัฒนากระบวนการปฏิบัติงานให้เป็น Smart Process ด้านการประกันคุณภาพ ซึ่งแต่เดิมกระบวนการประเมินคุณภาพการศึกษาภายในระดับหลักสูตร และระดับคณะวิชา ใช้การเก็บรวบรวมข้อมูลรายงานผลการดำเนินงานของหลักสูตร (มคอ.7), รายงานการประเมินตนเอง (SAR) ระดับคณะวิชา, รายงานประเมินเบื้องต้นสำหรับการตรวจประเมิน ของคณะกรรมการประเมิน, ประกาศฯ มหาวิทยาลัยรังสิตที่เกี่ยวข้องกับการประกันคุณภาพการศึกษาภายใน และรายงานแผนการปรับปรุงการดำเนินงาน (Improvement plan) ในรูปแบบไฟล์เอกสาร ที่ต้องใช้พื้นที่จัดเก็บไฟล์เอกสารเป็นจำนวนมาก จึงได้พัฒนาระบบ Improvement plan: IP ขึ้น เพื่อให้คณะกรรมการประเมินสามารถใช้ระบบ IP ในการสรุปรายงานผลการประเมินคุณภาพการศึกษาภายใน ระดับหลักสูตร และระดับคณะวิชา (ฉบับสมบูรณ์) ในวันที่ประชุมประเมินคุณภาพการศึกษาภายใน ซึ่งหลักสูตรและคณะวิชาสามารถดูรายงานผลการประเมิน และจัดทำรายงานแผนปรับปรุงการดำเนินงาน (Improvement plan) ผ่านระบบ IP ทดแทนการจัดทำแบบ Manual File รวมถึงสามารถออกรายงานผลการดำเนินงานตาม Key Result ของแผนยุทธศาสตร์การพัฒนา มหาวิทยาลัยรังสิต พ.ศ. 2565-2569 ที่เกี่ยวข้องกับผลการประเมินคุณภาพการศึกษาภายในระดับหลักสูตร และระดับคณะวิชา และนำส่งรายงานผลการดำเนินงานฯ ดังกล่าว ไปยังสำนักงานวางแผนและพัฒนา เพื่อสรุปผลการดำเนินงานประจำปีในแต่ละ Key Result ของแผนยุทธศาสตร์
การพัฒนา มหาวิทยาลัยรังสิต พ.ศ. 2565-2569 ต่อไป

————————————————————-

ความรู้ที่เป็นประเด็นสำคัญที่นำมาใช้: ขั้นตอนการพัฒนาระบบ Improvement Plan: IP จากความเป็น 4D with 3 Smart ประกอบด้วย

1. Dynamic Mission คือ มีความพร้อมรับการเปลี่ยนแปลงในพันธกิจตามที่ผู้บริหารระดับสูงกำหนดในทุกปี โดยมีพันธกิจใหม่ด้านการดูแลระบบ Improvement Plan: IP ที่ตอบโจทย์การใช้งานสำหรับคณะกรรมการประเมิน, หลักสูตร, คณะวิชา, กรรมการและเลขานุการ และการรายงานผลการดำเนินงานตาม Key Result ของแผนยุทธศาสตร์การพัฒนา มหาวิทยาลัยรังสิต พ.ศ. 2565-2569
2. Dynamic Job Description คือ การปรับหน้าที่และความรับผิดชอบของบุคลากรตามพันธกิจใหม่ โดยมีการมอบหมายหน้าที่และความรับผิดชอบในการพัฒนาระบบ Improvement Plan: IP ร่วมกับโปรแกรมเมอร์
3. Dynamic IDP คือ การปรับแผนพัฒนาบุคลากรรายบุคคลประจำปีการศึกษา โดยการเพิ่มเติมหน้าที่และความรับผิดชอบของบุคลากรเป็นรายบุคคล โดยผู้บริหารหน่วยงานได้พิจารณาและประเมินความรู้ ความสามารถของบุคลากรที่มีความเหมาะสมต่อการร่วมพัฒนา ดูแล เป็นวิทยากรถ่ายทอดความรู้การใช้งาน และเป็น Admin ระบบ Improvement Plan: IP
4. Dynamic working result คือ การปรับเปลี่ยนกระบวนการกำกับติดตามการดำเนินงาน ซึ่งจากเดิมสำนักงานประกันคุณภาพมีการติดตามการดำเนินงานของบุคลากรเป็นรายบุคคลผ่านแบบรายงานการปฏิบัติงานรายบุคคลประจำเดือน (Monthly Report) โดยเพิ่มเติมการนำเสนอ (ร่าง) การพัฒนาระบบ Improvement Plan: IP ในทุกสัปดาห์ผ่านที่ประชุมสำนักงาน และนำเสนอความก้าวหน้าต่อที่ประชุมคณะอนุกรรมการดำเนินงานประกันคุณภาพ ในปีการศึกษา 2565 (ซึ่งเป็นปีที่พัฒนาระบบ) จำนวน 4 ครั้ง

          – ครั้งที่ 1/2565 เมื่อวันที่ 16 มิถุนายน พ.ศ. 2565

          – ครั้งที่ 4/2565 เมื่อวันที่ 19 ธันวาคม พ.ศ. 2565

          – ครั้งที่ 5/2565 เมื่อวันที่ 16 กุมภาพันธ์ พ.ศ. 2566

          – ครั้งที่ 6/2565 เมื่อวันที่ 31 พฤษภาคม พ.ศ. 2566

    และเพิ่มสมรรถนะการปฏิบัติงานใน 3 ด้านที่สำคัญ ได้แก่

     – Smart People คือ การพัฒนาบุคลากรให้มีทักษะในการคิดวิเคราะห์ วางแผน มีทักษะในการสื่อสารและการถ่ายทอดองค์ความรู้ โดยเป็นผู้ร่วมพัฒนาและวิเคราะห์ระบบ Improvement Plan: IP ร่วมกับ Developer และทำหน้าที่เป็น User Requirement เพื่อวิเคราะห์ว่าระบบที่ออกแบบและพัฒนาต้องมีการทำงานอย่างไรและเงื่อนไขที่กำหนดลงไปในระบบมีอะไรบ้าง, ร่วมออกแบบและตรวจสอบระบบ ตลอดจนทำหน้าที่เป็นวิทยากรในการถ่ายทอดและแนะนำหลักสูตร คณะวิชา และผู้ประเมินคุณภาพการศึกษาภายใน ในการใช้งานระบบ IP ซึ่งมีความใกล้เคียงกับการเป็น Chang Agent

     – Smart Process คือ การพัฒนากระบวนการดำเนินงานในการประกันคุณภาพการศึกษาให้มีความเป็นระบบ และอำนวยความสะดวกให้แก่คณะกรรมการประเมิน, หลักสูตร, คณะวิชา, กรรมการและเลขานุการ และการรายงานผลการดำเนินงานตาม Key Result ของแผนยุทธศาสตร์การพัฒนา มหาวิทยาลัยรังสิต พ.ศ. 2565-2569 ทดแทนการจัดทำแบบ Manual File สู่กระบวนการแบบ Lean Process เพื่อพัฒนาประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น เพราะระบบ IP สามารถคำนวณผลลัพธ์และค่าร้อยละให้อัตโนมัติ ซึ่งช่วยลดความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นในตัวบ่งชี้เชิงปริมาณได้ และช่วยลดระยะเวลาในการจัดเก็บและค้นหาไฟล์เอกสารต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการตรวจประเมินได้ เพราะระบบ IP ได้รวบรวมไฟล์เอกสารต่างๆ ที่เกี่ยวข้องไว้ในที่เดียว เช่น คู่มือมาตรฐานฯ มรส.ฯประกาศ คำสั่งฯ แนวทางการประเมิน, รายชื่อคณะกรรมการประเมิน, รายงาน มคอ.7 และรายงาน SAR เป็นต้น

           – Smart Technology คือ การนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการทำงาน แม้ว่ามหาวิทยาลัยกำลังพัฒนาระบบฐานข้อมูลขนาดใหญ่ที่เชื่อมโยงระบบงานต่างๆ ภายในมหาวิทยาลัย ซึ่งสำนักงานประกันคุณภาพมีความประสงค์มุ่งพัฒนาระบบสนับสนุนการประเมินคุณภาพ ระบบ Improvement Plan: IP ขึ้นใช้เองโดยแยกจากส่วนกลาง เพื่อให้ทันต่อการปรับปรุงเกณฑ์มาตรฐานคุณภาพการศึกษามหาวิทยาลัยรังสิต พ.ศ.2563 (ฉบับปรับปรุง พ.ศ.2565 และเกณฑ์มาตรฐานฯ ฉบับ พ.ศ.2567) เพื่อให้การรายงานผลการดำเนินงานทั้งระดับหลักสูตร ระดับคณะวิชา และระดับสถาบันเกิดความคล่องตัว สะดวก รวดเร็ว ซึ่งมีความใกล้เคียงกับการเป็น Agile Technology